5 consejos de Excel para ahorrar tiempo y ponerlos a prueba este fin de semana (del 24 al 26 de julio)

Dedicar unos minutos a probar las herramientas de Excel adecuadas este fin de semana podría ahorrarle horas en las próximas semanas. Estas cinco funciones integradas abordan frustraciones comunes como desplazarse por libros enormes, limpiar datos pegados y encontrar celdas problemáticas, para que pueda utilizarlas directamente el lunes por la mañana.

Utilice el cuadro de nombre para navegar por libros grandes

Deja de desplazarte por miles de filas y columnas

La mayoría de las personas que usan Excel tratan el cuadro de nombre en la parte superior izquierda de la cuadrícula únicamente como un simple indicador de estado. En realidad, también funciona como una barra de navegación rápida que lo transporta a través de libros de trabajo grandes.

En lugar de arrastrar una pequeña miniatura de la barra de desplazamiento más allá de la fila 50.000 (e inevitablemente sobrepasar su objetivo), puede saltar directamente a la celda de destino. También supone un gran ahorro de tiempo cuando necesita seleccionar cientos de filas o saltar entre áreas importantes de su libro (incluidas diferentes hojas de trabajo) utilizando rangos con nombre.

1. Haga clic dentro del Cuadro de nombre a la izquierda de la barra de fórmulas.

2. Escribe tu coordenada de la celda objetivocomo A650y presione Ingresar.

3. Seleccione una región completa escribiendo un referencia de rango como D2:J100 y presionando Ingresar.

4. Haga clic en flecha desplegable para saltar directamente a cualquier tabla existente o rango con nombre.

Convierte números brutos en respuestas más rápido

Crear vistas resumidas e informes visuales desde cero requiere tiempo y paciencia que quizás no tengas. La función integrada Analizar datos escanea su hoja activa y genera resúmenes y visualizaciones. Esta herramienta es especialmente valiosa cuando heredas una hoja de cálculo desconocida con miles de filas y necesitas detectar tendencias rápidamente.

1. Abra su hoja de trabajo y haga clic en cualquier lugar dentro de su tabla de datos.

2. Dependiendo de su versión de Excel, vaya a la pestaña Inicio y haga clic en Analizar datos en el extremo derecho de la cinta.

3. Revisar los resúmenes, tablas dinámicas y gráficos generados.

4. Haga clic en Insertar para agregar una tabla o gráfico sugerido a su hoja de trabajo.

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Utilice Ctrl+Shift+V para pegar valores sin formato no deseado

Al pegar datos en Excel usando el atajo estándar Ctrl+V, a menudo se obtienen fuentes que no coinciden, colores de fondo extraños y formatos rotos. Pero Ctrl+Shift+V le permite pegar sólo los valores subyacentes, por lo que no necesita perder tiempo reformateando los datos.

Este atajo soluciona molestias diarias como pegar datos de una página web sin traer cuadros de fondo gris, sacar listas de correos electrónicos sin romper los estilos de fuente de su tabla o copiar valores de otro libro sin generar cálculos no deseados.

Para ver la diferencia, intente pegar los mismos datos dos veces: una vez normalmente y otra usando el acceso directo de solo valores:

1. Selecciona y copia tu texto fuente o datos usando Ctrl+C.

2. Haga clic en su celda de destino en su hoja de cálculo de Excel.

3. Primero, presione Ctrl+V para ver cómo se pegarían normalmente los datos en Excel. En mi ejemplo, los nombres llegan en una fuente más pequeña, se ajustan a dos líneas e incluyen espacios adicionales que no quiero en mi hoja de trabajo.

4. Ahora, después de presionar Ctrl+Z para deshacer el pegado, presione Ctrl+Mayús+V para pegar solo los valores y mantener el formato existente de su hoja de trabajo.

Utilice Ir a especial para encontrar celdas problemáticas en su hoja

Deje de buscar manualmente entre miles de celdas

La búsqueda de fórmulas, valores codificados u otros tipos de celdas específicos en una hoja de cálculo grande puede llevar mucho más tiempo del que debería. Ir a Especial busca y selecciona instantáneamente esas celdas en toda su hoja de cálculo, convirtiendo una revisión manual lenta en una auditoría rápida.

Antes de abrir Ir a especial, seleccione el área que desea que Excel verifique. Haga clic en una sola celda para buscar en toda la hoja de trabajo o resalte un rango específico si solo desea buscar parte de sus datos. Entonces:

1. Prensa F5o ir a Inicio > Buscar y seleccionar > Ir a oferta especial.

2. Si presionaste F5haga clic Especial en la parte inferior de la ventana emergente.

3. Elige el específico categoría desea aislar, como fórmulas, constantes o celdas que contienen validación de datos.

Cuando haces clic DE ACUERDOcada celda coincidente en su hoja o dentro de su rango seleccionado se selecciona simultáneamente. Luego puede aplicar el mismo formato a todos ellos, presione Ingresar para moverse por cada celda seleccionada una por una, o ingrese un valor una vez y presione Ctrl+Entrar para llenar cada celda seleccionada al mismo tiempo.

Abra una nueva ventana para ver dos partes del mismo archivo

Compare hojas distantes sin tener que desplazarse constantemente hacia adelante y hacia atrás

La verificación cruzada de números entre pestañas separadas o filas lejanas lleva tiempo y, a menudo, genera errores. Abrir una segunda ventana de su archivo activo usando la función Nueva ventana le permite ver dos áreas separadas al mismo tiempo sin abrir copias separadas del libro.

Esta configuración transforma tareas como comparar una hoja de resumen con los datos sin procesar que contiene. Puede mantener visible la pestaña de resumen principal mientras se desplaza, filtra o verifica las entradas de fórmulas en las hojas de datos sin procesar en la segunda ventana.

1. En el libro de trabajo que necesita revisar, abra el Vista pestaña.

2. Hacer clic Nueva ventana para iniciar una vista sincronizada de su documento.

3. Después de abrir la segunda ventana, regrese a la Vista pestaña, haga clic Organizar todoy elija el diseño que mejor se adapte a su flujo de trabajo:

   1. embaldosado organiza automáticamente todas las ventanas abiertas del libro en la pantalla.
   2. Horizontal apila las ventanas una encima de la otra.
   3. Vertical coloca las ventanas una al lado de la otra, lo que suele ser mejor para comparar datos.
   4. Cascada Coloca las ventanas en capas para que puedas cambiar rápidamente entre ellas.

4. Cuando editas tus datos en una ventana, tu los cambios se actualizarán automáticamente en cada vista abierta.

5. Cuando hayas terminado, cerrar cualquier ventana adicional. La ventana restante continuará como la vista normal del libro.

Siga optimizando su flujo de trabajo de Excel

Una vez que haya puesto a prueba estos consejos de Excel para ahorrar tiempo, continúe explorando con el resumen del fin de semana pasado de características poco conocidas de Excel que quizás aún no haya descubierto. Juntas, estas herramientas pueden ayudarle a dedicar menos tiempo a buscar en hojas de cálculo y más tiempo a hacer cosas con las funciones integradas de Excel.