Una de las mejores maneras de maximizar su productividad y resultados es planificar lo que necesita hacer con anticipación, lo cual puede hacer con un volcado de cerebrosun despiadadamente horario diario curadoa colección de herramientas de planificacióno cualquier otro número de métodos. Desafortunadamente, incluso las mejores prácticas tienen un lado oscuro si se llevan demasiado lejos.
En este caso, ese lado oscuro es la Ley de Parkinson, una observación que sugiere que cuanto más tiempo te dediques a hacer algo, más tiempo tardarás en hacerlo. La verdad del asunto es que puedes programar, planificar y preocuparte hasta llegar a no lograr nada. Siempre es mejor hacer las cosas difíciles lo antes posible, así que consideremos los peligros de la Ley de Parkinson y cómo superarlos.
¿Qué es la ley de Parkinson?
Los orígenes del axioma son un poco encantadores: Cyril Northcote Parkinson describió el fenómeno en un ensayo humorístico de 1955 en El economistay se le atribuye desde entonces. Puedes leer el ensayo completo, pero su punto principal es este: «El trabajo se expande para llenar el tiempo disponible para su finalización».
Aunque tuvo un comienzo divertido, la idea creció hasta que fue estudiada en capacidades más serias. Los investigadores publicaron sus hallazgos sobre la ley de Parkinson en el Boletín y revisión psiconómica en 1999, descubriendo que la gente tiende a considerar cuánto tiempo es disponible para completar una tarea en lugar de considerar el poco tiempo que realmente podría llevar. Básicamente, le damos a nuestro yo futuro demasiado margen de maniobra al planificar nuestro horario, luego nuestro yo futuro acepta gentilmente todo ese tiempo extra que podría dedicar a hacer otra cosa. Después de todo, nosotros mismos del pasado, por muy sabios que fueran, dedicamos ese tiempo a una tarea, y ¿quiénes somos nosotros para desafiar eso?
Probablemente puedas encontrar ejemplos de esto en tu propia vida. Si su jefe le asigna una tarea fácil pero le fija una fecha límite para la semana siguiente, ¿es probable que termine el trabajo de inmediato? La Ley de Parkinson me afecta con más frecuencia de lo que me gustaría admitir, especialmente cuando me estoy preparando por la mañana. Cuando solía darme una hora para salir de casa, la pasaba holgazaneando, mirando mi teléfono o, en general, holgazaneando, así que comencé a darme media hora, con el objetivo adicional de tomar un café. Básicamente, comencé el proceso de «preparación» a la misma hora todos los días, pero con una fecha límite más temprana y una tarea adicional. Descubrí que aún así llegué a tiempo a donde necesitaba llegar, incluso después de detenerme para darme un capricho.
Establezca plazos más cortos y respételos
Considere el ejemplo de tener una semana para realizar una tarea sencilla en el trabajo. En lugar de establecer una semana a partir de ahora como fecha objetivo y dejar que la tarea cuelgue sobre usted, elija un día para terminarlo todo; idealmente, uno o dos días antes de la fecha límite, de modo que esté fresco en su mente si tiene que discutirlo o explicarlo después. Programe un bloque de tiempo para hacer lo que sea necesario, pero tómese menos tiempo del que normalmente tendría. Si cree que pueden surgir distracciones u otros problemas durante su tiempo de trabajo, tome medidas (como indicar que está ocupado) para mitigarlos en lugar de acomodarlos con un margen de tiempo.
Este enfoque es útil porque le impulsa a hacer las cosas antes y sin pensar demasiado en ellas. También le brinda un poco de seguridad: si envía su trabajo temprano y descubre que hay problemas con él, tendrá todo el tiempo ahorrado para abordar esos problemas y volver a enviarlo sin dejar de cumplir con la fecha límite original. (Es por eso que siempre recomiendo establecer dos fechas límite para cualquier proyecto grande).
¿Qué opinas hasta ahora?
Tómese menos tiempo para completar tareas, no más
Como puede ver a estas alturas, para derrotar la Ley de Parkinson, debe darse menos tiempo para completar sus tareas. Considerar la ley Yerkes-Dodsonque dice que para ser más productivo, debes tener la cantidad justa de estrés, ni muy poco ni demasiado. Cuando tienes demasiado tiempo para dedicarle a algo, no tienes suficiente estrés para motivarte.
Para probar esto, dedique algunas semanas a reducir algo de tiempo de sus asignaciones para diferentes responsabilidades. Usa el timeboxing para programar todo el día al minuto, utilizando bloques de tiempo en su calendario. Si cree que le llevará 30 minutos responder todos sus correos electrónicos por la mañana, tómese 20. Si cree que le llevará una hora compilar informes para un gran proyecto, tómese 45 minutos.
Cuando reduce ese tiempo y sabe que solo tiene un espacio limitado para terminar una tarea, es de esperar que se encuentre encerrado en un estado de trabajo profundo, en el que esté totalmente concentrado en la tarea y pueda realizarla de manera sistémica. Ese sentimiento de urgencia es clave.