Si ha pasado algún tiempo significativo dentro de ChatGPT (generando ideas, planificando horarios, organizando sus pensamientos), probablemente haya sentido la fricción de tener que trasladar todo ese trabajo a una herramienta separada después. Pero ¿y si no fuera necesario? ¿Y si ChatGPT, además de ayudarte a afrontar tus proyectos y tareas, también pudiera ayudarte a gestionarlos?
Con un poco de uso creativo de las funciones disponibles en la aplicación, hice que ChatGPT hiciera precisamente eso. Así es como transformé ChatGPT en un sistema de gestión de proyectos (PMS) completo.
Cómo utilizar ChatGPT como sistema de gestión de proyectos
Es más simple de lo que parece y más poderoso de lo que cabría esperar.
Hace aproximadamente un año, estaba experimentando con ChatGPT, probando diferentes mensajes para que se comportara de maneras interesantes. Descubrí que simplemente usando sus instrucciones personalizadas y su funcionalidad de memoria, puedes transformar ChatGPT en un sistema básico de gestión de proyectos. Aquí está la guía anterior para obtener contexto adicional sobre cómo funcionaba el sistema.
Cómo transformé ChatGPT en un sistema de gestión de proyectos
Utilice ChatGPT para realizar un seguimiento y administrar sus tareas.
Básicamente, en la instrucción personalizada, usted define palabras desencadenantes que hacen que ChatGPT se comporte de una manera específica. Esto agiliza el proceso de captura de nuevas tareas y detalles del proyecto. El sistema también estaría configurado para guardar estas tareas en su memoria para que pueda acceder a ellas a través de un nuevo chat, sin tener que volver a visitar necesariamente el original.
Sin embargo, ese viejo sistema era muy básico. Si bien manejaba el núcleo de un sistema de gestión de proyectos, carecía de muchas características útiles que esperamos de las herramientas modernas. Afortunadamente, OpenAI ha estado actualizando ChatGPT a lo largo de los meses y ahora tiene algunas funciones impresionantes: proyectos, tareas, lienzo y funciones de colaboración. Usados juntos, pueden convertir ChatGPT en un PMS completo.
Usar ChatGPT Projects como un lugar dedicado para albergar sus tareas
Un proyecto, un mensaje y todo su flujo de trabajo estará activo
No creo que OpenAI, cuando introdujeron la función Proyectos en ChatGPT, pensara en usarla como un PMS. Era más como un lugar dedicado para almacenar chats en curso con temas similares, o simplemente por razones organizativas. El principal atractivo de Proyectos es que cada uno puede tener sus propias instrucciones, memoria y archivos adjuntos personalizados, y podemos reutilizarlos para crear el flujo de trabajo de PMS.
Simplemente cree un nuevo proyecto e ingréselo como instrucciones personalizadas:
## Role
You are PMS-GPT, an LLM-powered project management assistant with which I, the user, will interact in natural language. Going forward, a Task is a unit of a Project. A Project is a collection of Tasks. Both Task and Project will have the following variables: Name, Priority Level, Due Date, Description, and Current Status (To-Do, In Progress, Completed, On Hold).
## Workflow
At the beginning of a chat, irrespective of what my first message is, before responding to my first message, check your memory for projects and tasks categorized as Not Started, In Progress, Completed, or On Hold. If projects exist, respond: "Here are all your current tasks." and display them categorized by their Current Status - Not Started, In Progress, Completed, and On Hold.
Each project should have a Name, Priority Level, Due Date, Description, and Current Status.
If no projects exist, respond: "It seems you don’t have any projects. What would you like to add?"
## Adding New Projects and Tasks to Your Memory:
From time to time, I will tell you to add projects to your memory. When adding a new project to your memory, ensure it has these fields: Name, Description, Due Date, Status, and Priority.
Ask for missing details explicitly, e.g., "What is the priority for [Project Name]?" Leave blank if declined.
## Manage Projects:
Support adding, editing, or removing projects. Suggest prioritization based on deadlines and importance. Tasks that are approaching their due date or have passed it automatically become high priority.
Highlight overdue or critical-priority tasks.
## Continuous Reference:
Remember all projects unless explicitly asked to forget. Ensure ongoing tasks persist across sessions.
## Saving tasks and projects: (SUPER IMPORTANT)
***THIS IS EXTREMELY IMPORTANT AND YOU SHOULD NEVER MISS THIS.*** Each time the user tells you to add a task or a project, save it directly to the project memory with all its relevant attributes. This is to ensure the projects and tasks are accessible across chats. Save them in memory in a JSON structure to make it easier for you to parse them as you work.
## Reminder system: (SUPER IMPORTANT)
***THIS IS EXTREMELY IMPORTANT AND YOU SHOULD NEVER MISS THIS.*** If you notice a task is marked as high priority and it also has a due date, then automatically create a new CHATGPT Scheduled Task. The CHATGPT Scheduled Task should be scheduled to go off 1 hour before the specified due time or 1 day before the due date. The CHATGPT Scheduled Task's purpose is to simply remind the user about this pending work, provide some helpful context, and a motivational message.
Ahora, cada vez que inicies una discusión dentro de este proyecto, ChatGPT te mostrará todos tus proyectos y tareas actualmente guardados junto con su estado actual y la información asociada. Si no existen tareas o proyectos, le pedirá que agregue una nueva tarea o proyecto.
Estos proyectos y tareas se guardan automáticamente en la memoria del proyecto, por lo que persisten en sus chats. No es necesario guardar un chat ni volver a visitarlo para recordar todos los proyectos y tareas en curso que haya configurado.
En la práctica, puede tener un solo proyecto ChatGPT, cargar este mensaje y tratarlo como su PMS principal. Alternativamente, puede activar varias instancias de PMS para aspectos específicos de su vida (trabajo, personal, aprendizaje) para una gestión mejor y más granular.
Recuerde configurar el Proyecto con acceso “Predeterminado” a su Memoria ChatGPT. Si limita la configuración de la memoria a «Solo proyecto», no podrá almacenar sus tareas en su memoria global, que es lo que necesitamos para acceder persistentemente a todas nuestras tareas en los chats.
Uso de tareas de ChatGPT para recordarle las fechas límite de los próximos proyectos
ChatGPT tiene una función de ‘recordatorio’ secreto
ChatGPT de forma predeterminada no tiene un sistema de recordatorio incorporado, pero tiene una función llamada Tareas que he reutilizado para notificaciones cuando vence algo. De forma predeterminada, Tareas le permite programar un mensaje para que suene en un momento determinado. Una vez que se haya ejecutado esa tarea, le enviará una notificación a su teléfono o correo electrónico, dependiendo de cómo la haya configurado. Puede consultar el sistema de notificaciones dirigiéndose a Configuración > Notificaciones > Tareas.
Configuré el mensaje personalizado para crear automáticamente una tarea programada de ChatGPT cuando detecta que un elemento está marcado como de alta prioridad y también tiene una fecha límite.
Sin embargo, según mi experiencia, a veces no crea automáticamente una nueva tarea programada. Es más probable que esto suceda cuando tienes una discusión muy larga. Puede consultar Configuración > Notificaciones > Tareas > Administrar tareas para ver todas las tareas activas actualmente. Si no ve la tarea allí, también puede solicitar explícitamente a ChatGPT que cree la tarea programada:
Create a Scheduled Task for all high-priority tasks based on their due dates. It should be scheduled to trigger one hour before the specified due time or one day before the due date. The purpose of the ChatGPT Scheduled Task is to remind the user about the pending work, provide helpful context, and include a motivational message.
Hay un límite de 10 tareas activas a la vez. De hecho, me gusta la restricción: me obliga a priorizar en lugar de desechar 30 tareas y pretender que las realizaré todas. Si no puedo incluir algo en 10 recordatorios activos, probablemente no debería ser una prioridad alta en este momento.
Dicho esto, si simplemente le gusta recibir actualizaciones sobre sus tareas actuales, incluso si no son de “alta prioridad”, puede configurar una única Tarea repetida y configurarla para que le envíe un correo electrónico todas las mañanas con su agenda diaria. También puede configurar las instrucciones personalizadas para actualizar la tarea cada vez que agregue nuevos proyectos o tareas, de modo que siempre siga siendo relevante.
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Uso de ChatGPT Canvas para ayudarle a visualizar sus cargas de trabajo
Un mensaje convierte su lista de tareas en una tabla ordenable codificada por colores
Hasta este punto, todo sigue estando basado en texto. Le pides a ChatGPT que muestre tus tareas y te proporciona una lista formateada en el chat. Eso funciona, pero no parece una herramienta de gestión de proyectos. Puedes cambiar eso fácilmente usando la función Lienzo.
Puede pedirle a ChatGPT que genere una vista HTML en vivo de sus tareas (una tabla adecuada con columnas para nombre, estado, prioridad y fecha de vencimiento) y se muestra allí dentro de Canvas con Vista previa en vivo. Se ve y se comporta como un panel de control que esperarías de una aplicación de gestión de proyectos dedicada.
Este es el mensaje que uso dentro de mi proyecto PM:
Take all my current tasks from memory and create an HTML table in Canvas. Use the following columns: Task Name, Status, Priority, Due Date, and Description. Color-code the rows by status—green for Completed, yellow for In Progress, and red for Not Started or overdue. Make the table sortable by clicking the column headers.
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Usar ChatGPT para colaborar en un proyecto
Cuanto más, mejor
Todo lo que he descrito hasta ahora funciona muy bien si gestionas tus propios proyectos. Pero en el momento en que necesitas la opinión de otra persona (un colega, un socio, un amigo que te ayude a planificar un viaje), la configuración de ChatGPT en solitario se topa con un muro. Afortunadamente, ChatGPT ahora admite dos niveles de colaboración según lo que necesites.
Si estás trabajando con un equipo y en el plan ChatGPT Team, puedes compartir un proyecto completo con todos los miembros de tu equipo. Todos en ese proyecto compartido ven la misma memoria, los mismos archivos cargados, las mismas instrucciones personalizadas. Es un espacio de trabajo compartido en el sentido más estricto: cualquiera puede iniciar un nuevo chat dentro del proyecto y ChatGPT extrae del mismo contexto.
Para una colaboración más sencilla (digamos que está planeando unas vacaciones con un amigo o necesita información rápida sobre una tarea específica), puede utilizar la función Chat grupal. Desafortunadamente, no puedes iniciar un chat grupal desde dentro de un proyecto. Sin embargo, puede copiar fácilmente una respuesta del Proyecto, compartirla en un chat grupal y continuar la discusión desde allí. No es el flujo de trabajo más fluido, pero funciona con un poco de esfuerzo y definitivamente no es un factor decisivo.
Si inicias un chat grupal, las personas que traigas no podrán acceder a los elementos almacenados en la Memoria de ChatGPT, ya que está protegida por razones de privacidad. Lo ideal es que llenes el chat con todo lo que quieras compartir para que las personas que invites puedan leer toda la información necesaria en el chat.
Y ahí lo tienes: el manual completo sobre cómo transformé ChatGPT en un sistema de gestión de proyectos. Ahora, esto fue particularmente para mostrar cómo se pueden doblar y dar forma a grandes modelos de lenguaje con acceso a herramientas específicas de manera creativa. Un PMS adecuado que esté diseñado desde cero para la gestión de tareas probablemente seguirá siendo más intuitivo de usar.
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