El flujo de trabajo de un día suele ser una combinación caótica de notificaciones por correo electrónico, alertas de calendario y notas garabateadas apresuradamente, todas compitiendo por llamar la atención. Si utiliza el ecosistema de Microsoft 365, entonces sabrá que esta configuración frecuentemente causa un poco de confusión entre dos herramientas de administración de tareas: Microsoft To Do y las clásicas Tareas de Outlook.
Es muy importante que juntes estas dos aplicaciones antes de que la antigua desaparezca en favor de la nueva. Afortunadamente, hacerlo es sencillo y facilitará mucho tu trabajo cuando hayas terminado.
Qué son las tareas de Outlook y Microsoft To Do
Microsoft To Do y Outlook Tasks han cambiado con el tiempo para ayudar a los profesionales. Esta es probablemente la aplicación que recuerdas haber usado el cliente de correo electrónico de Microsoft durante años. Esta herramienta está integrada en la interfaz clásica y se encuentra muy bien junto a su bandeja de entrada, calendario y contactos. Actúa como el centro de mando de su vida diaria.
Tradicionalmente, Outlook Tasks ha sido uno de los favoritos debido a su potente funcionalidad, que está diseñada específicamente para la gestión de tareas y el seguimiento del progreso de su trabajo directamente desde la aplicación de escritorio. Es la herramienta perfecta si necesita configurar tareas recurrentes complejas, personalizar campos de tareas, registrar horas facturables o realizar un seguimiento preciso del estado de finalización de su proyecto con métricas porcentuales.
A medida que los lugares de trabajo digitales cambiaron, Microsoft se dio cuenta de que las personas necesitaban algo más simple y de fácil acceso, razón por la cual creamos Microsoft To Do. Esta herramienta es la continuación moderna del módulo de tareas clásico; Es una aplicación liviana basada en la nube que surgió de la tecnología detrás de la popular aplicación Wunderlist.
Le brinda una interfaz mucho más limpia, de baja presión y fácil de usar que se enfoca en el seguimiento de tareas livianas y sus prioridades inmediatas en dispositivos móviles y de escritorio. La gran característica de esta aplicación es el área Mi día, que le brinda un nuevo comienzo cada mañana para ayudarlo a elegir y priorizar intencionalmente sus actividades diarias sin sentirse totalmente abrumado por toda su lista maestra.
Aunque puedan verse y sentirse como aplicaciones completamente diferentes creadas para diferentes épocas de software, la verdad es que Microsoft To Do y Outlook Tasks están realmente entrelazadas en esencia. Comparten la misma base de datos debajo, todo alojado en Exchange Online.
La integración fluida del backend garantiza que cualquier tarea que cree, edite o elimine en una aplicación aparezca en la otra.
Cómo fusionar los dos
Fusionar Microsoft To Do y Outlook Tasks es un proceso bastante sencillo porque esencialmente comparten la misma configuración principal. Está construido en Microsoft Exchange, lo que significa que Microsoft To Do básicamente le muestra exactamente los mismos datos que ya se encuentran en sus Tareas de Outlook. Por lo tanto, lo más importante que debe hacer para que funcionen juntos es asegurarse de haber iniciado sesión tanto en Tareas pendientes como en la aplicación Outlook con la misma cuenta de usuario.
Si intentas usar cuentas diferentes para cada una, tus tareas permanecerán totalmente separadas y nunca se sincronizarán en tus dispositivos. Una vez que haya iniciado sesión con esas credenciales de cuenta idénticas, la sincronización entre las dos aplicaciones se realizará automáticamente en segundo plano. No es necesario importar ni exportar nada.
Cualquier carpeta que haya creado históricamente en sus tareas clásicas de Outlook aparecerá como listas personalizadas en Microsoft To Do; Las nuevas tareas que cree en Tareas pendientes aparecerán en el cliente de escritorio. Cuando utiliza versiones modernas de Outlook, como el nuevo Outlook para Windows o Outlook en la web, la integración es completamente nativa y apenas necesita configuración manual.
Puede acceder fácilmente a la aplicación Microsoft To Do directamente desde el lado izquierdo de la ventana de Outlook; simplemente haga clic en ese pequeño icono de marca de verificación de tareas pendientes. Eso abre un panel de tareas especial donde puedes manejar tus prioridades diarias, hacer nuevas listas y controlar tu agenda sin tener que salir de tu correo electrónico. Además, si simplemente marca un correo electrónico en su bandeja de entrada moderna de Outlook, automáticamente crea una tarea correspondiente en la lista de correo electrónico marcado de Microsoft To Do.
Para aquellos que todavía prefieren la clásica aplicación de escritorio Outlook, el tiempo corre. Microsoft está desaprobando las tareas clásicas de Outlook y el nuevo Outlook utiliza tareas pendientes de forma predeterminada.
Por qué deberías fusionarlos ahora mismo y qué beneficios aporta
Reunir Microsoft To Do y las tareas de Outlook de la vieja escuela es un movimiento inteligente que elimina esa necesidad constante y agotadora de saltar entre diferentes aplicaciones. Cuando te aseguras de que ambas aplicaciones estén sincronizadas con la misma cuenta de Microsoft, todas tus responsabilidades se concentran en un solo sistema.
Eso significa que ya no estarás constantemente saltando entre tu bandeja de entrada, tu calendario y un administrador de tareas independiente. Puede usar el panel Tareas pendientes y Mi día para ver los próximos eventos y tareas del calendario directamente desde cualquier lugar dentro de Outlook, ya sea que esté mirando su correo, calendario, personas o grupos.
Esto garantiza que todos sus elementos de acción, incluso aquellos que se le asignaron en Microsoft Planner o que se marcaron en su bandeja de entrada, se canalicen en una interfaz única y súper accesible. Nunca tendrás que perder tu concentración abriendo otra aplicación. Básicamente, To Do hace que ser productivo sea mucho más fácil.
La mayor ventaja de hacer este cambio es tener en sus manos la función My Day realmente bien diseñada de Microsoft To Do. A diferencia de esas listas maestras que se vuelven más largas y estresantes a medida que avanza el día, My Day te ofrece un lienzo en blanco todas las mañanas.
Esta función incluye una herramienta de sugerencias inteligente que revisa sus listas maestras más grandes y recomienda tareas que vencen hoy, elementos que ha marcado como de alta prioridad o cosas que ha agregado recientemente. Incluso sugerirá tareas basadas en las asignaciones de su agenda o en los correos electrónicos y eventos de Outlook marcados.
Dado que usted elige manualmente solo lo que desea hacer, puede combinar fácilmente tareas personales y proyectos profesionales en una vista diaria central. Esto realmente ayuda con el equilibrio entre el trabajo y la vida personal sin hacerte perder la concentración.
Para evitar esa acumulación de pavor y desorden, la lista Mi día se reinicia automáticamente a medianoche. Cualquier tarea que no termines volverá a colocarse de forma segura en tu lista principal y aparecerá en las sugerencias del día siguiente.
Para una planificación detallada de proyectos a largo plazo, los campos de seguimiento personalizados y con mayor detalle disponibles a través de la interfaz clásica de Tareas de Outlook pueden seguir siendo importantes. Sin embargo, para gestionar las exigencias diarias de la vida profesional, no pase por alto Microsoft To Do porque sigue siendo la mejor herramienta diaria.
Fusionar los dos te brinda lo mejor de ambos mundos. Es increíblemente fácil de hacer y estará listo en caso de que Microsoft decida retirar por completo las tareas de Outlook.