La mayoría de nosotros usamos el mismo puñado de comandos de Excel todos los días, pasando por alto funciones diseñadas para hacer que nuestras hojas de cálculo sean más fáciles de administrar. Este fin de semana, explore cinco joyas ocultas que pueden cambiar su forma de trabajar con Excel.
Deja que Excel escriba tus fórmulas por ti
Una forma más inteligente de resolver tareas repetitivas
Probablemente nunca hayas oído hablar de Fórmula por ejemplo si tiende a utilizar la aplicación de escritorio porque actualmente solo está disponible en Excel para la web. La buena noticia es que Excel para la web se puede utilizar de forma gratuita con una cuenta de Microsoft, por lo que cualquiera puede probarlo.
Si alguna vez ha utilizado Flash Fill para dividir nombres o combinar texto, Fórmula por ejemplo lleva la idea un paso más allá. En lugar de simplemente completar resultados estáticos, observa lo que usted escribe y genera la fórmula subyacente editable de Excel necesaria para completar las filas restantes. Debido a que los resultados se basan en fórmulas, se actualizan automáticamente si los datos de origen cambian. Y si sus datos tienen el formato de una tabla de Excel, la fórmula también se completará automáticamente cuando agregue nuevas filas.
Una de mis cosas favoritas de Fórmula por ejemplo es que puedes inspeccionar la fórmula que crea y aprender cómo Excel resolvió el problema. Es una excelente manera de descubrir funciones sin tener que resolver la sintaxis usted mismo.
Si rechaza accidentalmente una sugerencia de Fórmula por ejemplo, es posible que Excel para la web no la vuelva a ofrecer de inmediato. Si eso sucede, al actualizar el navegador generalmente vuelve a aparecer la sugerencia.
Encuentre cualquier hoja, tabla o gráfico en segundos
La gestión de libros de trabajo grandes puede convertirse rápidamente en un tedioso juego de hacer clic en docenas de pestañas de apariencia idéntica. El Panel de navegación—se accede a través del Vista pestaña en Excel para Microsoft 365 en Windows y Mac, así como en Excel para la web, sirve como un directorio de búsqueda de los elementos importantes de su archivo.
Utilizo el Panel de navegación cada vez que abro un libro con más de un puñado de hojas porque suele ser mucho más rápido que hacer clic en las pestañas manualmente. Además de mostrar nombres de hojas, indexa tablas, gráficos, tablas dinámicas, imágenes y rangos con nombres, para que pueda descubrir y saltar a partes de un libro que tal vez ni siquiera recuerde que estaban allí.
Al escribir algunas letras en el cuadro de búsqueda, un libro grande se reduce a los componentes relevantes. Puede usarlo para buscar gráficos fuera de lugar, localizar segmentaciones de datos ocultas, cambiar el nombre de objetos confusos o eliminar elementos no deseados directamente desde el panel sin buscar en la hoja de cálculo o la cinta.
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Selecciona exactamente las celdas que necesitas en un solo clic
La forma más rápida de auditar hojas de cálculo desordenadas
Todos heredamos una hoja de cálculo desordenada y pasamos más tiempo del que nos gustaría buscando fórmulas, valores codificados, errores o configuraciones ocultas. Sin embargo, en lugar de escanear manualmente miles de células, Ir a especial le permite seleccionar instantáneamente tipos específicos de celdas en su hoja de trabajo.
Disponible presionando F5 > Alt+S o yendo a Inicio > Buscar y seleccionar > Ir a oferta especialesta herramienta resalta las celdas según lo que contienen. Estas son algunas de mis formas favoritas de utilizar Ir a especial al auditar una hoja de cálculo:
- Espacios en blanco: Encuentre rápidamente los datos faltantes que deben completarse.
- Fórmulas: Seleccione celdas de fórmula para comprobar cómo una hoja de cálculo calcula sus resultados.
- Constantes: Identifique los valores ingresados manualmente que pueden haber reemplazado fórmulas accidentalmente.
- Errores: Resalte las celdas que contienen errores para que puedan revisarse y corregirse.
- Validación de datos: Localice celdas que contengan reglas de validación que, de otro modo, serían fáciles de pasar por alto en una hoja de cálculo grande.
Muchos tutoriales en línea recomiendan usar Ir a especial para eliminar filas en blanco, pero esto puede eliminar datos buenos. Aún se seleccionará una fila con nueve celdas completas y una celda en blanco. En su lugar, utilice un método más seguro con filtros, una columna auxiliar y CONTAR EN BLANCO, o agregue una macro VBA a su barra de herramientas de acceso rápido para eliminar filas vacías con un solo clic.
Obtenga gráficos y visualizaciones instantáneas sin menús
Obtenga una vista previa de gráficos, formatos y totales antes de confirmar
La creación de visualizaciones de datos a menudo se siente como prueba y error, lo que requiere buscar en las pestañas de la cinta para encontrar el diseño correcto. Análisis rápido resuelve esto.
Cuando selecciona un rango de datos, presione Ctrl+Q o haga clic en el pequeño icono que aparece junto a su selección. La ventana emergente le permite obtener una vista previa de los gráficos, el formato condicional, los totales y los minigráficos antes de aplicarlos. Es especialmente útil cuando explora datos desconocidos y aún no está seguro de qué visualización o resumen los comunicará mejor. Simplemente coloque el cursor sobre una opción para ver cómo se verá en sus datos antes de confirmar.
Mira cómo Excel calcula fórmulas complejas paso a paso
Visión de rayos X para funciones anidadas y cálculos rotos
Mirar fijamente una fórmula anidada larga que otra persona escribió puede resultar abrumador, especialmente cuando solo ve un mensaje de error o un resultado final incorrecto. Evaluar fórmula le permite correr la cortina y observar cómo Excel procesa el cálculo paso a paso. También es una excelente manera de comprender fórmulas que no escribiste, porque puedes ver cómo Excel evalúa cada segmento antes de llegar al resultado final.
Puede encontrarlo seleccionando una celda de fórmula y dirigiéndose a Fórmulas > Evaluar fórmula. Hacer clic Evaluar repetidamente para ver a Excel trabajar a través de la fórmula una sección a la vez, reemplazando las partes completadas con sus resultados calculados. Incluso con fórmulas complejas que requieren varios pasos, el proceso muestra exactamente cómo Excel llegó a su conclusión y, si algo anda mal, dónde falló la lógica.
Da el siguiente paso con tus hojas de cálculo
Explorar funciones que se pasan por alto es una de las formas más fáciles de hacer que Excel parezca más rápido, más simple y más capaz. Una vez que los haya probado, mantenga el impulso con los proyectos de Excel del fin de semana pasado, donde creará un mini panel de datos con una sola función, creará un verificador de seguridad de contraseña sin conexión y creará una tirada de dados digital.