Para gestionar tu bandeja de entrada, necesitas dedicación. Necesitas un plan. necesitas acrónimos. Uno de esos acrónimos es RAFT, que literalmente lo mantendrá a flote en el mar de correos electrónicos que recibe todos los días. Puedes combinarlo con otros, como LIFO y 4D para maximizar sus beneficios, pero primero necesitas saber qué hacer con él solo.
¿Qué es la gestión de correo electrónico RAFT?
RAFT significa lo siguiente:
¡Fácil! Con este sistema de gestión, usted se toma el tiempo para leer un correo electrónico primero y luego actuar en consecuencia como sea necesario:si es necesario, es decir, antes de archivarlo en algún lugar o eliminarlo. Eso es básicamente todo lo que hay que hacer, pero funciona porque requiere que te concentres en cada correo electrónico individual y hagas una evaluación de inmediato, para no perderte nada.
Al igual que las reglas de uno y dos toques, esta requiere que abras tus correos electrónicos a medida que llegan. Para mí, esa es la parte más difícil porque es un hábito que debes desarrollar. Este enfoque me recuerda una técnica de productividad de aplicación más amplia que uso a menudo, que es la regla de los dos minutos. Cuando piense en algo o se le pida que se ocupe de ello, hágalo de inmediato. Una vez más, es un hábito que es necesario desarrollar, pero me gusta este enfoque para todo tipo de necesidades de productividad y, con RAFT, tienes una serie claramente delineada de los próximos pasos después de abrirlo.
Cómo sacarle el máximo partido a RAFT
Para maximizar los beneficios, debe combinar esto con uno o dos sistemas más. Por ejemplo, combine RAFT con el método LIFO (último en entrar, primero en salir), que requiere que responda sus correos electrónicos más recientes antes que los más antiguos. Si hace esto, siempre estará actuando según las necesidades más urgentes en lugar de ponerse al día sin cesar con las cosas que dejó pasar. Si algo del pasado es realmente importante, recibirás un correo electrónico de seguimiento y podrás hacer RAFT en ese momento. De lo contrario, quédese con sus mensajes recientes más urgentes y léalos, actúe en consecuencia y archívelos o tírelos a la basura después de eso.
¿Qué opinas hasta ahora?
Cuando se trata de la parte de actuación, puedes recurrir al confiable método 4D para que te ayude. Las cuatro D son deliminar, dOh, delegir, o defer, y se refieren a las cuatro cosas que puedes hacer con cualquier correo electrónico. (Eliminar aquí es redundante, ya que la “basura” es parte de RAFT, pero es bueno reforzar la noción de que los correos electrónicos inútiles debería ser bombardeado.) Haga lo que dice el correo electrónico o deléguelo a alguien que pueda, pero mantenga el proceso avanzando rápidamente. Si no termina reenviándolo a otra persona, elimínelo o pospóngalo (archivelo). La regla principal de RAFT es que tienes que hacer algo con cada mensaje, no lo ignores.
En cuanto al componente de archivo de RAFT, asegúrese de tener un excelente sistema de archivos implementado de antemano. Si usa Gmail, considere usar etiquetas como un sistema de archivo más organizado, para que todo lo que elija archivar sea más accesible. Puede etiquetar estos miniarchivos por fecha, por proyecto o por lo que tenga sentido para su recuperación, pero sea coherente al respecto para no desterrar todos los mensajes tratados a un limbo de correo electrónico.