Hay muchas formas de establecer un horario, desde usar una agenda con lápiz y papel hasta sacar algunos marcadores de borrado en seco y hacer garabatos en el reloj. Van desde tediosos hasta totalmente arcaicos, pero hay una técnica para todos. Un método que he llegado a disfrutar tiene como objetivo brindarle más información sobre cómo emplea su tiempo y ayudarlo a administrar su día al minuto. Se llama bloqueo de tiempo.
¿Qué es el bloqueo de tiempo?
El bloqueo de tiempo es el acto de organizar su agenda de modo que cada actividad que necesita realizar en un día se contabilice visualmente. Lo ideal es hacerlo utilizando una herramienta de calendario digital como Google Calendar o iCal, pero es posible con una agenda y algunos resaltadores. Incluso si lo escribes todo a mano en una hoja de papel, considera la forma en que Google Calendar aspecto antes de empezar. Cada día está representado por una columna dividida en incrementos de 15 minutos, desde la medianoche hasta las 11:59 p. m. Cuando agrega una reunión o cita al calendario, aparece un cuadro que llena el espacio que representa cuánto tiempo le quitará el evento a su día.
Con el bloqueo de tiempo, su objetivo es llenar toda la columna con cuadros, sin dejar espacios en blanco. Incluso tus períodos de descanso deben marcarse como tales (y sí, necesitas períodos de descanso para ser más productivo, así que no te los saltes). Ninguna actividad (desde desayunar hasta hacer recados o llamar a tu mamá) es demasiado pequeña para agregarla a la lista. Luego, podrás clasificar todo con un bonito color (cuando se trata de gestionar el tiempo, tendrás que encontrar tu propia diversión).
Cómo crear un horario de bloqueo de tiempo
Empieza por hacer una lista de todo lo que vas a hacer mañana. Por ejemplo, puede despertarse, leer las noticias, ducharse, preparar café, viajar al trabajo, desayunar, responder correos electrónicos, asistir a una reunión, almorzar con un viejo amigo, trabajar en un proyecto, viajar a casa, llevar a los niños a un partido de béisbol, recoger la cena, comer esa cena, mire su programa favorito, prepárese para ir a la cama, quédese despierto pensando en el cambio climático y, de hecho, duerma. Sea granular aquí. A primera vista, podrías pensar que tu lista de tareas pendientes en un día determinado es simplemente algo como «cumplir los plazos en el trabajo» y «programar una cita con el médico», pero piensa en todo lo demás que hay ahí, como empacar tu almuerzo, conducir hasta los lugares, detenerte para cargar gasolina, etc.
Una vez que haya escrito la lista exhaustiva de las tareas de su día, marque cuánto tiempo podría (o debería) tomar cada una. Esta parte requerirá práctica porque tendemos a entregarnos también mucho tiempo para las tareas, y eso es malo por múltiples razones. Primero, necesitas un poco de urgencia y estrés (pero no demasiado) para ser productivo, por lo que necesitas una cantidad limitada de tiempo. En segundo lugar, cuanto más tiempo te dediques a trabajar, más lo alargarás y menos terminarás. Tómate unas semanas para empezar a reducir la cantidad de tiempo que estimas que llevará cada tarea, pero comprométete a reducir esas ventanas eventualmente.
Luego, toma el papel (o abre el software) que estás usando para bloquear el tiempo e ingresa cada evento y responsabilidad, de acuerdo con el tiempo que le hayas asignado. Si desea ver cómo divide su día, elija diferentes colores para clasificar las tareas, como azul para arreglarse/bañarse, amarillo para el trabajo y verde para las comidas. Sin embargo, sea estratégico acerca de qué tareas son importantes en un día determinado. Utilice una técnica de priorización como la Matriz de Eisenhower para determinar cuáles de sus tareas son realmente urgentes y cuáles pueden trasladarse a otro día. Luego, utiliza un método de organización de listas de tareas pendientes como 1-2-3 para dividir tu tiempo diario correctamente. Recuerde, su tiempo en un día es finito, por lo que no puede hacer todo al mismo tiempo. Con 1-2-3, seleccionas una tarea importante, dos medianas y tres más pequeñas para realizar en un día. Los más pequeños pueden ser bloques de construcción para el grande o pueden ser simples actividades de mantenimiento como responder correos electrónicos o recoger la ropa de la tintorería.
El truco después de eso es tratar cada casilla de la misma manera que trataría una reunión: no la reprograme. No te metas demasiado con eso. Honre el compromiso de tiempo que representa, comprométase a realizar la tarea en el tiempo especificado y haga todo lo posible para realizarla en el tiempo que reserve para realizarla. esto se llama tiempo boxeoun concepto similar pero ligeramente diferente que implica darse una cantidad determinada de tiempo para hacer algo, concentrarse solo en esa tarea durante ese tiempo y detener el trabajo cuando se acabe el tiempo. He escrito más extensamente sobre las similitudes y diferencias entre el timeboxing y el time blocking, pero todo lo que necesitas saber ahora es que durante el tiempo que reservas para hacer algo en tu calendario, debes dedicarte completamente a un trabajo profundo, evitar distracciones y dedicar toda tu energía a la responsabilidad que tienes entre manos. Como ocurre con cualquier reunión o evento planificado previamente, las cosas voluntad surja algo que altere el cronograma, pero en ausencia de un trastorno importante (el tipo de cosas por las que organizaría una reunión de trabajo), prometa cumplir con sus bloques de tiempo.
¿Qué opinas hasta ahora?
Aquí también es inteligente implementar algún tipo de seguimiento del tiempo, ya sea que implique anotar cuánto tiempo realmente le toman sus tareas o usar un software para monitorear su trabajo, de modo que pueda hacer ajustes a sus bloques de tiempo a medida que mejora en el seguimiento del sistema. Durante la primera semana o dos, probablemente estarás adivinando cuánto tiempo te llevará cada tarea cuando estés creando el cronograma, pero después de un tiempo, deberías poder identificar si algo toma más o menos tiempo del que has estado asignando y luego ajustar el cronograma para que coincida con esas necesidades en el futuro.
La razón por la que el bloqueo de tiempo funciona
El bloqueo del tiempo es amado por sus seguidores. Como señala Harvard Business Review, una lista regular de tareas pendientes le ofrece demasiadas opciones y poca estructura. Agregar el elemento de tiempo le ayuda a concentrarse en la tarea. Hacer una representación visual codificada por colores de ese momento te mantiene concentrado y te ayuda a asegurarte de saber siempre exactamente lo que se supone que debes hacer. No hay más parálisis por indecisión. Miras tu Calendario de Google y simplemente sabes qué hacer y cuánto tiempo tienes para hacerlo. Además, si usas un calendario compartido con colegas o tu familia, todos los demás también sabrán cuándo estás disponible y qué estás haciendo.
También le ayuda a cumplir los plazos y mantenerse dentro de sus directrices. Si sabes que un determinado proyecto o tarea tomará un total de 50 horas, el bloqueo de tiempo te ayuda a espaciarlas y hacerles espacio en tu agenda, lo que te permite hacer las cosas en un cronograma establecido sin tener que adivinar si realmente tienes tiempo para ello. Si terminas algo antes de lo previsto, ¡genial! Continúe y agregue un pequeño bloque de tiempo libre.
Una nota final sobre el bloqueo de tiempo
El bloqueo de tiempo a menudo se confunde con el bloqueo de tiempo y muchos blogs y trucos de productividad dirán «bloqueo de tiempo» cuando se refieren a bloqueo de tiempo. El artículo anterior de Harvard Business Review lo hace, por ejemplo. Es un error fácil de cometer y, de hecho, en una versión anterior de esta publicación, I llamado boxeo de tiempo de bloqueo de tiempo. Siempre y cuando te ciñas al plan y hagas un calendario detallado, no importa cómo lo llames, pero esto podría causar cierta confusión mientras lees otras guías, así que ten cuidado. Puede encontrar un resumen completo de las diferencias entre los dos aquí.