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Programar su día es una parte importante de ser productivo. Puedes (y debes) priorizar tus tareas pendientes según la puntualidad y programar el tiempo para lograr un cronograma completo y detallado, pero la gestión del tiempo implica mucho más que eso. También deberías considerar dividir no sólo tu día, sino también tu semana en general, para maximizar la productividad. El truco aquí es tema tus jornadas laborales.
En lugar de saltar de una tarea a otra en un día determinado, intente agrupar todas las similares y estacionarlas en un día específico, cuando su horario lo permita. Al juntar tareas similares el mismo día, permanecerás en esa “zona” por más tiempo, concentrándote solo en lo que hay que hacer en ella. Si todas las cosas que tienes que hacer tienen algo en común, te mantendrás concentrado en el tema central del trabajo del día a medida que avanzas de una tarea a otra.
Cómo dividir días temáticos para aumentar la productividad
Primero, comience pensando por qué quiere hacer lo que está haciendo. No quiero decir que tengas que ponerte filosófico, pero agregar un «por qué» a tu lista de tareas pendientes es valioso. No solo quieres limpiar tu casa porque es necesario, sino porque quieres un espacio seguro y cómodo o porque tu mamá viene a pasar una semana y quieres que se sienta cómoda (y que no te insista sobre el polvo que queda). No sólo quieres terminar tu gran proyecto en el trabajo porque te lo asignaron, sino porque quieres crecer en tu carrera, mantener tu empleo o conseguir un ascenso. Si pensar de esta manera es difícil para usted, intente establecer objetivos INTELIGENTES en torno a sus tareas. Los objetivos SMART son específicos, medibles, procesables, relevantes y con plazos determinados (de acuerdo con el acrónimo) y le ayudan a mantenerse centrado en por qué está haciendo lo que está haciendo, así como en cómo lo va a hacer.
Establezca estas intenciones para que sienta que tiene algo por lo que trabajar. Ahí es donde entran los temas diarios. Si completa tareas similares en el transcurso de un día, se está esforzando por lograr una intención (cumplir cualquier objetivo que haya establecido para el tema de ese día) y mantenerse concentrado en ella de una tarea a otra.
Digamos que tienes un gran proyecto en el trabajo. Así es como podrían ser sus primeros tres días: considere realizar todo el trabajo de tipo administrativo los lunes. Designe los lunes para responder correos electrónicos, enviar nuevos, atender llamadas o programar reuniones. Asegúrese de utilizar este día para solicitar cualquier recurso, detalle o respuesta que necesite de otras personas involucradas en el proyecto, de modo que tenga todo lo que necesita para los días siguientes. Las actividades creativas, como la lluvia de ideas o el diseño, podrían realizarse el martes, mientras que el miércoles podrían dedicarse a la investigación.
También puedes organizar tus días por proyecto, según Leonard Alexandru, director de ingeniería de Deloitte, que ha escrito sobre el valor de los días temáticos. En lugar de dedicar tiempo todos los días a múltiples proyectos, considere asignar a cada proyecto su propio día específico de la semana para trabajar, de modo que un proyecto que requiera un gran enfoque en la gestión debería ocupar un día entero, mientras que uno que requiera que usted se concentre en marketing, comunicaciones, ventas o cualquier otra cosa debería ocupar otro.
Por qué funciona esto (y qué tener en cuenta)
Hago esto en mi apartamento: un día es para limpiar mi dormitorio, el otro es para la sala y otro es para la cocina. Es así de simple y ampliamente aplicable más allá de su trabajo. Demonios, si haces entrenamiento de fuerza, probablemente ya hagas el día de brazos, de espalda, de piernas, etc. No harías un jalón lateral el día de piernas porque no tendría sentido agotar todo tu cuerpo, ni desviar tu atención de tus glúteos y cuádriceps.
¿Qué opinas hasta ahora?
La razón por la que funciona es la misma por la que funciona dividir los días de gimnasio. Cuando estás completamente concentrado en una cosa, lo haces mejor, lo que te hace más productivo. Cuando arrojas todo a la licuadora metafórica, pierdes ese enfoque. Además, el estrés de decidir qué hacer en un momento determinado desaparece, dejándote abierto a ponerte a trabajar. Puedes «comerte la rana» (es decir, abordar primero tu tarea más importante) o trabajar con un sistema como 1-3-5, que te pide que te ocupes de una tarea importante, tres de tamaño mediano y cinco más pequeñas. Con una agrupación temática, no es necesario decidir cuáles son; simplemente vete.
Intente configurar el tema de cada día como un evento de todo el día en cualquier software de calendario que utilice, de modo que tenga un recordatorio en la parte superior de la página sobre en qué concentrarse cada día. El solo hecho de saber que los jueves son para reuniones con clientes, por ejemplo, le libera de la ansiedad de decidir qué priorizar ese día o cuándo programar esas reuniones. Elimina la fatiga por tomar decisiones y lo mantiene concentrado sin que tenga que pensar demasiado en qué actividad debe realizarse en qué espacio durante su ocupada semana.
Evidentemente, una reunión necesaria o urgente podría surgir en un día que no sea jueves. Está bien tomarlo, por supuesto, pero intenta mantener el marco general de las jornadas temáticas siempre que puedas.