Las herramientas y funciones más útiles de Microsoft Excel que no están habilitadas de forma predeterminada

Excel está repleto de funciones de productividad, pero algunas de sus herramientas más útiles están ocultas o deshabilitadas de forma predeterminada. Ya sea que desee una entrada de datos más rápida, mejores paneles o herramientas de análisis más potentes, habilitar algunas configuraciones que se pasan por alto puede transformar su forma de trabajar.

Toma una imagen de datos dinámicos

Excel incluye una herramienta de cámara oculta que puede crear instantáneas dinámicas de sus datos. La herramienta le permite mostrar cualquier rango como una imagen en vivo en cualquier parte del libro, lo que la hace ideal para crear paneles y páginas de informes que se actualizan automáticamente a medida que cambian los datos.

Pero antes de poder tomar una instantánea, debes agregar el comando a tu interfaz:

1. Haga clic derecho en cualquier lugar de la cinta de Excel y, si ve Mostrar barra de herramientas de acceso rápidohaz clic en él. Si no lo haces, ya está activado.

2. Haga clic derecho en Barra de herramientas de acceso rápido y elige Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido.

3. Cambie la lista de comandos a Todos los comandos.

4. Seleccionar Cámaraluego haga clic Agregar para moverlo al menú de la derecha.

5. Hacer clic DE ACUERDO.

Una vez que el icono esté visible en su barra de herramientas:

1. Seleccione el rango quieres capturar.

2. Haga clic en el recién agregado Cámara icono en la parte superior de la pantalla.

3. Haga clic en la celda donde desea pegar la imagen dinámica.

Puede mover y cambiar el tamaño de la instantánea como cualquier otra imagen, y se actualiza automáticamente cada vez que cambian las celdas de origen.

Configuración de la barra de estado oculta

Cree un mejor rastreador de cálculos

La barra de estado en la parte inferior de Excel puede revelar estadísticas útiles sobre los datos seleccionados. De forma predeterminada, resaltar un grupo de números solo muestra su suma, recuento y promedio básicos.

Puede expandir drásticamente este rastreador para mostrar métricas más profundas, lo que le evitará escribir fórmulas temporales solo para verificar un punto de datos rápido. Activar las opciones adicionales le permite ver los valores mínimo y máximo, y el número de entradas numéricas en la selección.

Hacer esto sólo te llevará unos segundos:

1. Haga clic derecho en cualquier lugar del espacio en blanco del barra de estado en la parte inferior de la ventana de Excel.

2. En el menú, busque la sección que contiene el métricas de cálculo.

3. Hacer clic Mínimo, Máximoy Conteo Numérico para agregar marcas de verificación junto a ellos.

Ahora, cada vez que seleccione un rango de números, Excel mostrará estas estadísticas adicionales en la barra de estado.

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Inserción automática de punto decimal

Acelere la entrada de datos numéricos

Si su flujo de trabajo diario implica escribir cientos de cifras financieras o largas listas de centavos, ingresar manualmente decimales puede ralentizarlo. Excel incluye un interruptor de automatización incorporado diseñado específicamente para manejar decimales fijos por usted.

Cuando está habilitado, puede escribir secuencias continuas de números en su teclado de 10 teclas sin puntos. Por ejemplo, escribir «1550» automáticamente se convierte en «15,50» cuando presiona Enter. A diferencia del formato de Moneda o Contabilidad, que solo cambia la forma en que se muestran los valores en las celdas seleccionadas, esta característica cambia la forma en que Excel interpreta cada número que escribe, lo que lo hace útil para tareas de entrada de datos de gran volumen.

Aquí se explica cómo activarlo:

1. Hacer clic Archivo y elige Opciones.

2. Abre el Avanzado pestaña.

3. Marque la casilla en la parte superior etiquetada Insertar automáticamente un punto decimal.

4. Ajustar el Lugares cuadro de contador si necesita algo más que los dos decimales estándar.

5. Hacer clic DE ACUERDO para activar el modo de entrada rápida.

Ahora, cada número que ingrese se formateará automáticamente usando la cantidad de decimales que especificó. Solo recuerde desactivar la función cuando haya terminado; de lo contrario, Excel continuará insertando decimales en entradas futuras.

Complemento de resolución

Automatiza tus problemas de optimización

Cuando necesita encontrar el mejor resultado para un escenario complejo (como maximizar ganancias, minimizar costos o asignar recursos limitados), hacer los cálculos manualmente puede resultar difícil. Excel incluye una herramienta de optimización llamada Solver que maneja estos problemas de múltiples variables automáticamente.

Microsoft deja Solver desactivado de forma predeterminada para mantener limpia la cinta ya abarrotada, por lo que la mayoría de la gente nunca se da cuenta de que está allí. Una vez habilitado, agrega un paquete de análisis dedicado a sus herramientas de datos que evalúa diferentes combinaciones de valores para encontrar la mejor solución según las reglas que usted proporciona.

Para habilitarlo:

1. Ir al Archivo pestaña y seleccione Opciones.

2. Haga clic en el Complementos categoría de la izquierda.

3. Asegurar el Administrar El menú desplegable en la parte inferior está configurado en Complementos de Excelluego haga clic Ir.

4. Marque la casilla justo al lado de Complemento de resolución en la lista emergente.

5. Hacer clic DE ACUERDO.

Una vez habilitado, abra el Datos pestaña y haga clic solucionador para definir un objetivo, especifique qué celdas Excel puede cambiar y deje que Solver encuentre el resultado óptimo.

Pivote de poder

Analice conjuntos de datos más grandes con facilidad

Los conjuntos de datos grandes pueden resultar difíciles de analizar de manera eficiente únicamente con las herramientas de hojas de cálculo tradicionales. Microsoft incluye un potente motor de modelado de datos llamado Power Pivot, pero no puede usarlo hasta que lo habilite como complemento.

Habilitar esta función le permite importar millones de filas de datos de múltiples fuentes a un único modelo de datos. Le permite establecer relaciones entre varias tablas sin depender de fórmulas de búsqueda complejas, lo que facilita el análisis de grandes conjuntos de datos a escala.

Para empezar:

1. Haga clic en el Archivo pestaña y abra la Opciones ventana.

2. Seleccione el Complementos categoría de la barra lateral izquierda.

3. Ampliar el Administrar menú desplegable, seleccione Complementos COMy haga clic Ir.

4. Marque la casilla junto a Microsoft Power Pivot para Excel.

5. Hacer clic DE ACUERDO.

Luego puede cambiar al Pivote de poder pestaña para agregar tablas al Modelo de datoscree relaciones entre conjuntos de datos y cree informes a partir de grandes colecciones de datos de manera más eficiente.

Optimización de su flujo de trabajo diario de hojas de cálculo

Unos pocos cambios rápidos en el menú pueden hacer que Excel sea mucho más eficiente y desbloquear herramientas que ni siquiera sabía que estaban disponibles. Una vez que haya habilitado estas funciones ocultas, dedique cinco minutos a crear un grupo de pestañas de cinta personalizado para personalizar aún más Excel y mantener sus comandos más utilizados al alcance de la mano.