En esta época en la que todo se hace a distancia, la era de usar papel y bolígrafo físicos para firmar cualquier documento está dejando paso, poco a poco, a la firma electrónica. La firma electrónica, o e-signature, que puede definirse como una tecnología que es el equivalente digital de una firma escrita utilizada para la verificación de identidad en transacciones realizadas en el entorno digital, juega un papel importante para garantizar la seguridad y confidencialidad en el comercio electrónico. , contratos digitales y muchas otras transacciones en línea.
Ahora, Google comenzó a integrar esta tecnología en sus productos y anunció la versión beta abierta de la función de firma electrónica en Google Workspace. En consecuencia, la firma electrónica se utilizará exclusivamente para Google Docs y Google Drive para cuentas individuales y de varios grupos en primer lugar.
¿Cómo utilizar la función de firma electrónica?
La función de firma electrónica le permite firmar un contrato oficial directamente desde Google Drive sin tener que cambiar de aplicación o pestaña. También ofrece la posibilidad de solicitar firmas arrastrando y soltando campos (hasta 200) en un documento. Esto incluye el nombre, las iniciales y la fecha en que se firmó. Luego, Google crea un archivo PDF bloqueado y lo envía a los destinatarios especificados. Por lo tanto, al usuario se le presenta la oportunidad de monitorear el estado de las solicitudes de firma electrónica. Una vez completado, el PDF firmado se agrega por separado a la unidad de disco del firmante y se envía como un archivo adjunto de correo electrónico tanto al solicitante como al firmante.
En el futuro, Google también quiere habilitar la capacidad de solicitar firmas de varios usuarios para firmas electrónicas, solicitar firmas electrónicas de usuarios que no sean de Gmail, crear firmas electrónicas en archivos PDF almacenados en Drive y funciones de informes de auditoría automáticos para todos los completados. contratos
La función de firma electrónica está actualmente disponible en versión beta abierta para usuarios individuales de Google Workspace. Se espera que los clientes de Google Workspace Business Standard, Business Plus, Enterprise Starter, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Essentials Plus, Education Plus y Nonprofits participen en la versión beta en los próximos días.