Google, Espacio de trabajo ha sumado una nueva a sus novedades para sus usuarios. Esta vez se ha centrado en nuevas herramientas para reducir la carga de trabajo de los usuarios que trabajan con documentos. Gemini AI Las funciones compatibles de resumen y creación de contenidos permiten el procesamiento directo, especialmente en documentos PDF y formularios de Google. De este modo, se pretende que los usuarios puedan ver rápidamente la información básica sin necesidad de revisar respuestas individuales o contenidos largos.
La función, que se preparó por primera vez para documentos PDF en Google Drive, se activa automáticamente al abrir el archivo. Los puntos principales del documento se enumeran mediante tarjetas de resumen situadas en el borde de la página. Los usuarios pueden iniciar acciones directamente desde este resumen. Por ejemplo, en un archivo de CV pueden aparecer opciones como «generar preguntas para la entrevista».
Esta función es compatible con más de 20 idiomas, incluido el turco. Sin embargo, como no está disponible para todos los usuarios al mismo tiempo, la definición de esta función en la cuenta puede tardar varias semanas. Google afirma que el despliegue comenzó el 12 de junio, pero que será gradual. Para los usuarios de Workspace, estas herramientas ya no se limitan al tratamiento de textos.
Las respuestas de texto recibidas a través de Google Forms se pueden resumir y presentar
Se aplica un enfoque similar a los formularios de Google. Gemini destaca los temas recurrentes entre las respuestas a preguntas cortas o largas. De este modo, los usuarios pueden ver las tendencias generales en lugar de leer cada respuesta individualmente. Las tarjetas de resumen se encuentran en la pestaña «Respuestas» del formulario.
Esta función sólo está disponible en inglés y requiere al menos tres respuestas. Según el calendario de Google, el despliegue de esta función comenzará el 26 de junio. En comparación con el resumen en PDF, esta herramienta para formularios tiene un soporte lingüístico más limitado. Sin embargo, puede decirse que ofrece una comodidad similar en cuanto a la función básica.
Google ha anunciado otra innovación para Google Forms, que no se limita a ésta. La nueva función llamada «Ayúdame a crear» puede crear automáticamente un formulario según la breve descripción recibida del usuario. Los usuarios pueden hacer referencia a Google Docs, Sheets, Slides o archivos PDF en la descripción para guiar la creación del formulario.
Por ejemplo, una empresa puede mostrar su catálogo de productos a Gemini y solicitar un borrador de formulario de propuesta en consecuencia. De este modo, el contenido del formulario puede configurarse en función de la información extraída del catálogo. Esta función también estará disponible en inglés y los usuarios de Workspace podrán utilizarla a partir del 7 de julio. Google también ha preparado algunos comandos de ejemplo para que los usuarios prueben estas herramientas.
El objetivo de estas funciones mejoradas es hacer más eficiente la gestión de documentos y datos. Las herramientas de resumen de PDF y análisis de formularios pretenden ahorrar tiempo, especialmente a los equipos de las empresas. En lugar de revisar manualmente largos documentos y respuestas, se puede acceder directamente a la información resumida con una estructura asistida por inteligencia artificial.
En el futuro, se espera que estas herramientas se extiendan a más idiomas y plataformas. Especialmente en ámbitos con gran carga de trabajo, esta simplificación del análisis de contenidos se supervisa cuidadosamente. Además, se crea una nueva experiencia de uso de los documentos que cambiará los hábitos de los usuarios.
La integración por parte de Google de la tecnología Gemini en este tipo de casos de uso señala cambios significativos en los flujos de trabajo centrados en los documentos. Generar acciones basadas en el contenido de los documentos parece pensado para acelerar no sólo el procesamiento de textos, sino también los procesos de toma de decisiones. La evolución muestra que la inteligencia artificial empieza a desempeñar un papel más activo en el software ofimático.