Cómo usar la función de caída en Microsoft Excel

Una de las funciones de búsqueda y referencia más infrautilizadas en Microsoft Excel es la función de caída. Esta función potente pero simple le permite eliminar un número especificado de filas o columnas desde el inicio o el final de una matriz sin alterar el conjunto de datos original.

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La sintaxis de la caída

La función de caída de Excel tiene tres argumentos:

=DROP(a,b,c)

dónde

• a es la matriz de la que desea soltar un cierto número de filas o columnas,
• b es el número de filas que caen desde la matriz y
• do es el número de columnas que caen desde la matriz.

A medida que usa esta función, tenga en cuenta los siguientes criterios y características:

• Argumento a es obligatorio, y al menos uno de argumentos b y do debe declararse para evitar un mensaje de error.

• Para argumentos b y doun número positivo deja caer filas desde la parte superior o columnas de la izquierda, y un número negativo deja caer filas desde la parte inferior o columnas desde la parte inferior.

• Si ingresa un número para argumentos b o do que excede el número de filas o columnas en la matriz, ¡verá el calc! error.

• Drop es una función de matriz dinámica. En otras palabras, el resultado se extiende a las celdas adyacentes a donde se ingresa la fórmula, un comportamiento conocido como derramado. Dado que las matrices dinámicas no pueden derramarse en las columnas de la tabla, la fórmula de caída debe ingresarse en una celda normal.

Ejemplos: la función de caída en uso

En todos los ejemplos a continuación, usaré la función de caída para manipular copias de la siguiente tabla de Excel, que contiene las identificaciones de los estudiantes en la columna A, sus géneros en la columna B, sus clases en la columna C y sus puntajes de prueba en la columna D.

Ejercicio 1: Deje caer filas desde la parte superior de una matriz

Imaginemos que desea crear un nuevo conjunto de datos que comprenda a todos los estudiantes que no están en el top 10. Primero, reordene a los estudiantes de acuerdo con sus puntajes haciendo clic en el botón de filtro en el encabezado de la columna y seleccionando «clasificar más grande a más pequeño».

Una forma de duplicar el conjunto de datos con las 10 principales filas eliminadas sería para el argumento de código duro b:

=DROP(T_Stud,10)

dónde T_stud es la tabla que contiene la matriz desde la que desea soltar algunas filas, y 10 es el número de filas para caer. Debido a que este es un número positivo, las filas se eliminan desde la parte superior del conjunto de datos. Argumento do se omite porque desea que todas las columnas se transfieran a la nueva matriz.

Uno de los problemas con los valores de codificación dura en las fórmulas de Excel es que los hace inflexibles. Es decir, si, en cambio, quisiera mostrar a todos los estudiantes que no estén en el top 15, necesitaría editar la fórmula.

En su lugar, puede escribir el valor en una celda y hacer referencia a esto en la fórmula:

=DROP(T_Stud,H1)

Ahora, si necesita cambiar el número de filas eliminadas del resultado, simplemente puede escribir un nuevo valor en la celda H1.

Ejercicio 2: Coloque las filas desde la parte inferior de una matriz

El principio para dejar caer filas desde la parte inferior de la matriz es el mismo que dejar caer filas desde la parte superior, excepto por un pequeño ajuste a la fórmula. Específicamente, argumento b necesita ser un número negativo.

Esta vez, supongamos que desea mostrar a todos los estudiantes que no están en el inferior 10. Para hacer esto, después de clasificar los datos en la tabla llamado T_stud2 en orden descendente por la columna de puntaje y escribiendo 10 en la celda H1, escriba:

=DROP(T_Stud2,-H1)

donde el signo menos antes de la referencia de la celda gira el número negativo.

Ejercicio 3: Coloque las columnas de la izquierda de una matriz

Ahora, imagine que está creando un informe de puntajes de los estudiantes, pero desea anonimizar los datos. En otras palabras, desea duplicar el conjunto de datos en T_stud3pero con la primera columna eliminada. Para hacer esto, escriba:

=DROP(T_Stud3,,1)

Observe cómo la fórmula se salta sobre el argumento b y solo especifica un número de argumento do.

Ejercicio 4: Coloque las columnas de la derecha de una matriz

Esta vez, su objetivo es producir una lista de estudiantes, su género y su clase de la mesa. T_stud4sin incluir su puntaje. Para lograr esto, escriba:

=DROP(T_Stud4,,-1)

Recuerde, el signo menos le dice a Excel que elimine las columnas de la derecha de los datos. Esto significa que si agrega otra columna de datos a la derecha de la columna de puntuación, la nueva columna se eliminaría y el resultado devolvería cuatro columnas en general.

Ejercicio 5: Caza filas y columnas al mismo tiempo

Hasta ahora, hemos dejado caer filas o columnas. Sin embargo, puede usar todos los argumentos de la función al mismo tiempo para soltar ambos.

Digamos que desea producir una lista de identificaciones de estudiantes y su género de la mesa. T_stud5pero solo aquellos que no están en la parte inferior 10. Después de ordenar la columna de puntaje en orden descendente y escribir 10 en la celda H1, escriba:

=DROP(T_Stud5,-H1,-2)

dónde -H1 gira el valor en la celda H1 (10) negativa para eliminar las 10 filas inferiores y -2 Elimina las dos columnas más derecha.

Usar gotas con otras funciones

Si bien la función de caída es útil por sí sola, su verdadero valor y poder se hacen evidentes cuando se combinan con otras funciones de matriz dinámica.

Ejercicio 6: ordenar y soltar datos

En todos los ejemplos anteriores, el orden del resultado de caída se ha determinado clasificando los datos de origen. Si bien eso funciona bien, se encontrará con problemas si necesita ordenar los datos de origen por otra columna para otros fines analíticos.

Para asegurarse de que el resultado de la fórmula de caída siempre se clasifique como se desea, anide la función de clasificación.

En este ejemplo, donde se llama la tabla T_stud6supongamos que desea producir un nuevo conjunto de datos anonimizado de estudiantes que no estén en los 10 inferiores, ordenados por puntaje. Para hacer esto, escriba:

=DROP(SORT(T_Stud6,4,-1),-H1,1)

dónde

• 4 le dice a Excel que ordene los datos por la cuarta columna (puntaje),
• -1 le dice a Excel que ordene esta columna en orden descendente (más grande a más pequeño),
• -H1 le dice a Excel que suelte las 10 filas inferiores, ya que la celda H1 contiene el número 10 y la fórmula contiene un signo menos, y
• 1 le dice a Excel que suelte la primera columna.

Ahora, incluso si vuelve a clasificar los datos de origen por la columna de clase, el resultado permanece ordenado por la columna de puntuación.

Ejercicio 7: Combinar y soltar datos

En este ejemplo, cada clase tiene su propia tabla: T_blue para la clase azul T_green para la clase verde, y T_yellow para la clase amarilla.

En lugar de analizar estas tablas por separado, desea extraer y agrupar a los estudiantes con la puntuación más baja en todas las clases. Específicamente, desea que el resultado muestre a todos los estudiantes que no están en el top 10, al tiempo que clasifica los datos. Aquí es donde la función Vstack es útil.

Tipo:

=DROP(SORT(VSTACK(T_Blue,T_Green,T_Yellow),3,-1),G1)

dónde

• La función vstack agrega las tres tablas, una encima de la otra,

• 3 le dice a Excel que ordene el resultado por la tercera columna (puntaje),
• -1 le dice a Excel que ordene esta columna en orden descendente, y
• G1 Le dice a Excel que suelte las primeras 10 filas en los datos adjuntos, ya que la celda G1 contiene un número 10 positivo.

EJERCICIO 8: Caza filas o columnas de datos seleccionados a mano

Ya sabe que la función de caída le permite eliminar filas o columnas del borde de una matriz. Pero, ¿qué pasa si desea eliminar filas o columnas de ambos bordes y luego recortar el resultado?

Específicamente, en este caso, desea enumerar las clases de los estudiantes que no están en las 10 de la tabla T_stud8y ordene el resultado por la columna de puntuación, para que pueda visualizar qué clase está funcionando mejor.

En este caso, puede usar la función Choosecols. Tipo:

=DROP(CHOOSECOLS(SORT(T_Stud8,4,-1),3),-I1)

dónde

• La parte de clasificación de la fórmula clasifica los datos de origen por la cuarta columna (4) en orden descendente (-1),

• La parte de Choosecols de la fórmula extrae la tercera columna (3) del conjunto de datos, y

• La parte de caída de la fórmula excluye las diez filas inferiores, ya que la celda I1 contiene el número 10, y la referencia de la celda está precedida por un símbolo menos.

Cuando la función de caída de Excel le permite eliminar filas o columnas del conjunto de datos original en el resultado, la función Take hace exactamente lo contrario: le permite mantener números específicos de filas o columnas en el resultado. Ambos siguen la misma sintaxis y están disponibles en las mismas versiones de Excel. Entonces, una vez que aprende a usar uno, es fácil adaptarse al otro.