Cómo eliminar filas de un rango filtrado sin bloquear Excel

Eliminar filas de un gran rango filtrado en Microsoft Excel puede llevar mucho tiempo, colocar temporalmente el programa en un estado «no respondiendo», o, en el peor de los casos, por completo se bloquea por completo. Sin embargo, dar un paso simple permite que Excel continúe funcionando sin problemas.

Por qué eliminar las filas filtradas se bloquea Excel

Imaginemos que desea ordenar este conjunto de datos de 50,000 productos eliminando las filas que contienen artículos descontinuados.

Para seguir mientras lee esta guía, descargue una copia gratuita del libro de trabajo de Excel utilizado en el ejemplo. Después de hacer clic en el enlace, encontrará el botón de descarga en la esquina superior derecha de su pantalla.

Una forma de ejecutar esta tarea es usar los botones de filtro que aparecen de forma predeterminada cuando formatea los datos como una tabla de Excel. Alternativamente, si sus datos no están formateados como una tabla de Excel, seleccione cualquier celda en el rango y presione Ctrl+Shift+L para agregar botones de filtro manualmente.

Primero, haga clic en el botón Filtro en la columna de estado, desmarque «Active» y haga clic en «Aceptar», para que solo se muestren los elementos descontinuados en la tabla.

A continuación, seleccione una celda en el rango y presione Ctrl+A para seleccionar todo el rango. Luego, haga clic con el botón derecho en el rango seleccionado y haga clic en Eliminar> Fila de hoja completa. Esto solo eliminará las filas en exhibición, lo que significa que luego puede borrar los filtros para mostrar los elementos activos nuevamente.

Sin embargo, en este punto, Excel puede advertirle que la operación puede tardar mucho tiempo en completarse.

Y es cierto, cuando hice clic en «OK», Excel se congeló durante unos 42 segundos, incluida la entrada al estado de «no responder», antes de reactivar finalmente para mostrar el resultado previsto.

Además, cuando presioné a Ctrl+Z para deshacer la operación, Excel se bloqueó por completo, y tuve que cerrar y reiniciar el programa.

Esto sucede porque la mayoría de las filas eliminadas no están directamente una al lado de la otra. De hecho, cuando mira los encabezados de la fila en el lado izquierdo de los datos, puede ver un conjunto no continuo de etiquetas de fila, ya que los datos filtrados ocupan todas las otras filas.

Como resultado, cuando Excel elimina las filas en exhibición, tiene que atravesar cada grupo de células contiguas (también conocidas como un área) uno por uno. Entonces, en este caso, eliminará la fila 4, luego las filas 12 a 14, luego la fila 16, y así sucesivamente. En total, hay 11,873 áreas en estos datos, por lo que Excel tiene que realizar la operación Eliminar 11,873 veces.

Ordene los datos primero para evitar que Excel se bloquee

Para evitar que Excel se bloquee cuando elimine las filas de un gran conjunto de datos filtrados, simplemente ordene la columna relevante primero.

Sin embargo, antes de hacer esto, vale la pena pensar en cómo desea que se presenten sus datos después de eliminar las filas relevantes. En este ejemplo, los productos se enumeran en el orden en que se agregaron por primera vez al inventario, por lo que es importante retener este orden a largo plazo.

Para garantizar que esto suceda, agregue otra columna llamada «índice» y escriba 1, 2y 3 en las tres células superiores de esta nueva columna.

Tan pronto como escriba el encabezado de la columna en la columna D, la tabla de Excel formateada expandirá una columna a la derecha.

Luego, seleccione esas tres celdas y haga doble clic en el mango de relleno en la esquina inferior derecha de la selección para aplicar estos números de índice a las celdas restantes en el rango.

A continuación, haga clic en el botón Filtro en la columna de estado y seleccione «Ordenar A a Z» o «Ordena Z a A.» Cuando hace clic en «Aceptar», los elementos con el mismo estado se agrupan.

Ahora, haga clic en el botón Filtro nuevamente, y desmarque «Active» y haga clic en «Aceptar», para que solo se muestren los elementos descontinuados en la tabla.

Observe cómo todos los productos discontinuados están ahora en filas adyacentes. Esto significa que cuando elimina estas filas en el siguiente paso, Excel solo tiene que manejar un área, en lugar de las 11.873 áreas que habría tenido que manejar si no hubiera ordenado los datos primero.

Como resultado, cuando selecciona todas las celdas en el rango (CTRL+A), haga clic con el botón derecho en el rango seleccionado y haga clic en Eliminar> toda la fila de hoja, Excel realiza la operación en menos de un segundo.

Ahora que la operación está completa, haga clic en el botón Filtro en la columna de estado, borre los filtros y haga clic en «Aceptar» para mostrar los elementos activos nuevamente.

Finalmente, revierte los datos a su orden original clasificando la tabla mediante la columna de índice y elimine esa columna si ya no lo necesita.

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Saber lo que puede causar que Excel disminuya la velocidad puede evitar que se frustra con el programa. Por ejemplo, tener demasiadas funciones volátiles o en exceso innecesariamente formatear su hoja de trabajo hace que Excel (y su computadora) funcione más duro de lo que debe, ¡así que evítelos siempre que sea posible!