Microsoft Outlook, que muchos de nosotros todavía consideramos el estándar para el correo electrónico profesional, ha experimentado silenciosamente muchas mejoras. El cliente de correo electrónico ya no es un lugar estático y torpe que requiere un esfuerzo manual constante. Esa vieja idea de que tienes que cambiar a un administrador de tareas, aplicación de calendario o plataforma de comunicación diferente está desactualizada.
El software ha madurado y ahora está diseñado para eliminar el tiempo perdido moviéndose entre aplicaciones, buscando contexto perdido o preocupándose por las conexiones del servidor. Si no lo sabía, le sorprendería saber cuántas funciones se han actualizado a medida que pasan los años.
El panel lateral Mi día
Es posible que aún piense que la barra lateral solo está ahí para consultar rápidamente sus próximas reuniones sin dejar sus correos electrónicos, pero Microsoft ha aumentado significativamente su utilidad al vincularla profundamente con Microsoft To Do. Esta configuración cambia el panel Mi día de ser solo un mini calendario estático a un espacio de trabajo interactivo real que vincula suavemente su comunicación y su gestión de tareas.
La mayor mejora, y que la gente suele pasar por alto, es la capacidad fluida de arrastrar y soltar. Es un mal hábito común utilizar su bandeja de entrada como una lista de tareas pendientes manteniendo ciertos mensajes marcados como no leídos para no olvidarlos. Sin embargo, ahora puede tomar un correo electrónico directamente de su lista de mensajes y colocarlo directamente en la pestaña Tareas pendientes dentro del panel Mi día. Así, inmediatamente convierte todo el correo electrónico en una tarea.
Eso significa que cuando esté listo para abordar el tema, no tendrá que buscar en archivos antiguos para encontrar la conversación. Al hacer clic en la tarea en el panel Mi día, se abre ese correo electrónico específico inmediatamente, guardando todos los archivos adjuntos y el historial del hilo.
Modo sin conexión 2.0
Era escéptico con respecto al nuevo Outlook para Windows porque parecía simplemente un envoltorio de navegador web glorificado, pero las mejoras en sus capacidades fuera de línea son muy importantes. Antes, perder la conectividad era prácticamente el final de su trabajo en Outlook. No se llama Modo sin conexión 2.0, pero lo parece.
Ha ido mucho más allá de simplemente permitirle leer texto almacenado en caché; Mientras no estás conectado, ahora puedes buscar en tu bandeja de entrada, marcar mensajes y mover correos electrónicos a carpetas específicas. Además, recientemente aumentó la cantidad de días de correo electrónico para guardar localmente de 7 días a 30 días, lo que hace que esta función sea mucho más confiable cuando viaja.
La gama de capacidades fuera de línea se ha ampliado significativamente junto con el aumento del almacenamiento local. Ya no estás estancado simplemente redactando correos electrónicos; puede manejar las tareas de clasificación necesarias, como archivar, eliminar, fijar y categorizar mensajes.
Todos sus cambios se ponen en cola localmente y se sincronizan automáticamente cuando se restablece la conectividad. Finalmente también puedes interactuar con archivos adjuntos sin conexión.
«Deshacer envío» inteligente (hasta 10 segundos)
Deshacer envío solía ser una función experimental que era un poco difícil de encontrar, pero ahora es una red de seguridad estándar para cualquiera que haya experimentado el pánico de presionar Enviar demasiado pronto. A diferencia de la función heredada de recuperación de mensajes, que intenta recuperar un correo electrónico después de que ya ha llegado a la bandeja de entrada del destinatario, Smart Undo Send funciona como un retraso del lado del cliente. En realidad, en primer lugar, evita que el correo electrónico salga de su bandeja de salida.
Tienes que habilitarlo, pero vale la pena. Dirígete a tu configuración haciendo clic en el ícono de ajustes y yendo a Correo. Seleccione Redactar y responder y use el control deslizante para configurar su tiempo de demora preferido. Me gustan los 10 segundos, pero si no estás en una posición en la que cada segundo cuente, configúralo un poco más tarde para tener más tiempo.
Una vez que presionas enviar, aparece un mensaje discreto en la parte inferior de la pantalla con «Enviando» y un botón para deshacer en el que se puede hacer clic. Esta es una gran característica, especialmente si te diste cuenta de que olvidaste un archivo adjunto justo después de presionar el botón.
Buzones compartidos como cuentas reales
Los buzones de correo compartidos siempre han parecido una ocurrencia tardía. Simplemente estaban enterrados profundamente en alguna configuración de carpeta confusa o escondidos dentro de un menú separado, lo que te obligaba a hacer clic constantemente hacia adelante y hacia atrás solo para verificarlos.
Si tiene el nuevo Outlook para Windows, ese buzón compartido pasa de una carpeta miserable a una cuenta genuina e independiente. Esto saca el buzón de correo de esa área compartida y lo coloca en el mismo nivel visual que su cuenta principal en el panel de carpetas. Obtiene una distinción visual clara y acceso instantáneo sin tener que desplazarse por todo el contenido de su correo electrónico personal.
Una vez que se trata de una cuenta, el buzón de correo compartido obtiene control independiente sobre las configuraciones que antes estaban bloqueadas en el perfil del usuario principal o simplemente no estaban disponibles en absoluto. Por ejemplo, ahora puedes establecer preferencias de notificación específicas. Además de las notificaciones, tratar estas cuentas de esta manera le permite administrar reglas, configurar respuestas automáticas específicas y definir categorías solo para ese contexto compartido.
También facilita mucho la gestión de firmas, permitiendo a los delegados mantener firmas únicas para la identidad compartida sin soluciones molestas y complicadas. Además, obtiene acceso directo al Archivo en línea del buzón. Al eliminar la dependencia del buzón de correo compartido en la configuración de su perfil, Microsoft lo ha convertido con éxito de una simple ubicación de almacenamiento pasivo a un espacio de trabajo en pleno funcionamiento. Esto restaura la eficiencia y el control que los usuarios avanzados realmente necesitaban en versiones anteriores del software.
Búsqueda avanzada con «Personas recientes»
La búsqueda de Outlook pasó silenciosamente de ser un aburrido índice estático de palabras clave y se convirtió en este motor inteligente que intenta adivinar lo que desea antes de comenzar a escribir. Cuando haces clic en la barra de búsqueda hoy, no verás un campo en blanco esperando términos de búsqueda complicados. En cambio, el sistema le muestra inmediatamente una lista de las personas a las que envió mensajes recientemente.
Esto aprovecha el aprendizaje automático inteligente dentro de Microsoft 365 Substrate para observar cómo se comunica, ofreciendo sugerencias sin consultas de las personas con las que trabaja más. Lo bueno es que cuando seleccionas a alguien de esa lista, Outlook filtra instantáneamente toda tu bandeja de entrada para cada interacción.
Esto es excelente para la eficiencia de la bandeja de entrada porque no tiene que recordar esos nombres de archivos vagos o líneas de asunto que siempre desaparecen primero de su memoria. En lugar de obligarte a escribir una consulta a una base de datos, el sistema utiliza una búsqueda inteligente y una clasificación semántica para comprender que cuando buscas a una persona, en realidad necesitas ver todo el trabajo relacionado con ella.
Estas actualizaciones no son sólo ajustes menores. Cambian la apariencia de toda la aplicación y la rapidez con la que puedes hacer las cosas. Outlook ya no es sólo un cliente de correo electrónico; es todo un espacio de trabajo cohesivo. Este nuevo enfoque significa que el software trabaja más intensamente y de forma más inteligente en segundo plano, anticipándose a sus necesidades y facilitando el movimiento entre sus tareas, su calendario y su bandeja de entrada.
Si está cansado de que Google incluya constantemente funciones de inteligencia artificial en todo y desea volver a una plataforma que se centre en su trabajo, Outlook todavía está aquí. Según mi experiencia, ya no es un dolor de cabeza y me alegro de haber mantenido mi cuenta real.