4 Pegar trucos especiales que le ahorrarán tiempo en Microsoft Excel

Paste Special es una herramienta subestimada en Microsoft Excel, con muchas personas que solo la usan para pegar valores. ¡Pero puede hacer mucho más que eso! Ya sea que esta sea la primera vez que escuche sobre Paste Special o es un Excel Pro experimentados, estos consejos y trucos están garantizados para ahorrarle mucho tiempo.

El acceso directo del teclado para pegar especial en Microsoft Excel 365 (la versión utilizada en este artículo) y Microsoft Excel 2024 en adelante es Ctrl+Alt+V. Sin embargo, en versiones anteriores, el atajo de teclado es Ctrl+Shift+V.

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Aumentar o disminuir muchos valores en la misma cantidad

Puede usar Paste Special para hacer cambios mayoristas en los valores en su hoja de cálculo de Microsoft Excel.

En este ejemplo, supongamos que ha usado Xlookup para devolver las calificaciones de los estudiantes en función de los umbrales en la tabla de búsqueda.

Sin embargo, más tarde te das cuenta de que los límites de grado son demasiado estrictos, por lo que desea reducir todos los umbrales por tres puntos.

En lugar de hacer esto manualmente, podría hacer una suma simple en otra columna, antes de reemplazar los umbrales viejos por los nuevos. Sin embargo, este método llevará demasiado tiempo, especialmente cuando puede usar Paste Special para hacer lo mismo en menos pasos.

Primero, en una celda en blanco, escriba 3ya que esta es la disminución que desea aplicar a todos los umbrales. Luego, presione Ctrl+C para copiar esa celda.

A continuación, con la celda influyente aún copiada, seleccione todas las celdas que contienen los valores que desea aumentar o disminuir, y presione Ctrl+Alt+V para iniciar el cuadro de diálogo Pegar especial.

El cuadro de diálogo difiere dependiendo de lo que haya copiado y seleccionado. Por ejemplo, al duplicar el formato de un gráfico a otro gráfico, solo tiene tres opciones: pegar todo, pegar formatos y pegar fórmulas.

Ahora, presione las teclas que corresponden a los caracteres subrayados en las acciones que desea realizar. En este caso, desea realizar la operación de sustracción, así que presione S y solo desea copiar el valor (no el formato), así que presione V.

Finalmente, cuando presione ENTER, verá que todos los umbrales disminuyen en 3, y las celdas han conservado su formato original, incluido el borde y el tamaño de fuente más pequeño.

¡Recuerde despejar la célula influyente una vez que haya terminado!

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Convertir los números enteros en porcentajes

Si alguna vez ha intentado cambiar todo un número a un porcentaje, sabrá muy bien que Excel no facilita la que sea.

Por ejemplo, imagine que le han enviado esta hoja de cálculo y desea convertir los valores en la columna B en porcentajes.

Sin embargo, si selecciona las celdas relevantes y hace clic en el símbolo de «porcentaje» en el grupo numérico de la pestaña Inicio en la cinta, ya que los valores son números enteros, se convertirán en valores porcentuales mayores de los que esperaba.

En cambio, con los números enteros en su formato original, escriba 1% en una celda en blanco y presione Ctrl+C para copiarla.

Ahora, seleccione las celdas que contienen los valores que desea convertir de números enteros en porcentajes, y presione Ctrl+Alt+V. Luego, presione M para activar la operación de multiplicación.

Si la celda del influencer está formateada de manera diferente a las celdas que desea afectar, recuerde también presionar V para copiar solo los valores.

Finalmente, presione ENTER, y todos los números completos se convertirán en sus porcentajes previstos. También puede borrar la celda influyente, ya que no está vinculada de ninguna manera a los valores en la columna B.

Con Paste Special en Microsoft Excel, puede copiar y pegar más del contenido o formateo de una celda. De hecho, también puede duplicar el comentario o nota de una celda en otra celda.

En esta hoja de cálculo, supongamos que ha agregado una nota a una celda para indicar que una tarea necesita más atención.

Luego se da cuenta de que otras tareas también deben tener la misma nota adjunta. Sí, puede copiar el texto en la nota y duplicarlo manualmente, pero usar Paste Special es una ruta mucho más rápida. También puede usar Ctrl+C y Ctrl+V para copiar la celda completa, incluidos sus comentarios y notas, pero este método causa problemas si las celdas se formatean de manera diferente.

Primero, seleccione y copie la celda que contiene la nota, y luego seleccione la celda o las celdas donde desea que la nota se duplique.

Presione CTRL mientras selecciona celdas no adyacentes para seleccionarlas juntas.

Ahora, presione C para seleccionar «Comentarios y notas».

Finalmente, presione ENTER para ver la nota duplicada a las celdas seleccionadas.

Si usa el mismo método para copiar comentarios entre celdas, la marca de tiempo en el comentario o comentarios duplicados será la misma que la marca de tiempo en el comentario original. En otras palabras, la marca de tiempo no se actualiza para indicar cuándo el comentario se duplicó a través de Paste Special.

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Cambiar de filas y columnas

Es justo decir que todas las herramientas especiales de Paste están diseñadas para acelerar su flujo de trabajo en Microsoft Excel. Sin embargo, la más poderosa de todas las opciones especiales de pegar le permite cambiar filas y columnas en sus datos.

En este ejemplo, imaginemos que ha recibido esta hoja de cálculo, y desea cambiar los nombres en la fila 1 con los días de la semana en la columna A, ya que los campos deben estar en columnas y los registros deben estar en filas.

Voltear sus datos de horizontal a vertical manualmente tomaría mucho tiempo e inevitablemente conduciría a errores de copia. Afortunadamente, puedes hacer esto en solo unos pocos pasos usando Paste Especial.

Primero, seleccione todos los datos, incluida la fila del encabezado, y presione Ctrl+C para copiarlos.

Si sus datos están en una tabla de Excel formateada, antes de copiarlos, deberá seleccionar cualquier celda en la tabla y hacer clic en «Convertir al rango» en la pestaña de diseño de la tabla en la cinta.

A continuación, haga clic en la celda donde desea que sean el valor superior izquierdo de los datos transponidos (asegurándose de que haya suficiente espacio debajo de esa celda para la nueva tabla) y presione Ctrl+Alt+V para iniciar el cuadro de diálogo Pegar especial.

Una vez abierto, presione E para activar la acción de transposición. Además, verifique si desea seleccionar alguna de las opciones en la sección Pegar del cuadro de diálogo, por ejemplo, si algunas celdas están formateadas como fechas, presione U para mantener los valores y sus formatos de número.

Cuando presiona ENTER, la tabla transpuesta aparece en la posición que seleccionó.

Ahora puede eliminar la tabla original y formatear la nueva para satisfacer sus necesidades.

También puede usar la función de transposición en Excel para lograr un resultado similar. Sin embargo, donde los datos transponidos a través de Paste Special no están vinculados a los datos originales, la función de transposición produce una matriz dinámica derramada que se actualiza para reflejar cualquier cambio en los datos originales.

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Aunque el cuadro de diálogo Pegar especial le permite copiar formatos, hay una manera más rápida de lograr esto si desea copiar formateo en muchas celdas en diferentes regiones de su hoja de cálculo. Seleccione las celdas que contienen el formato que desea copiar y haga doble clic en el ícono del pintor de formato. Luego, seleccione las celdas donde desea que se pegue el formato.