¿Su bandeja de entrada de Outlook está tan llena que los correos electrónicos importantes se escapan y lo dejan abrumado? Si es así, no estás aprovechando las funciones que te ayudan a mantener todo bajo control. A continuación le mostramos cómo puede filtrar el ruido, sacar a la luz lo que realmente importa y mantener su bandeja de entrada organizada.
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Activar la bandeja de entrada enfocada
Outlook incluye una función incorporada llamada Bandeja de entrada enfocada que ordena automáticamente su bandeja de entrada. Divide su correo electrónico en dos pestañas: Enfocados y Otros. La pestaña Enfocados muestra los mensajes con los que interactúa más, como conversaciones clave y mensajes leídos con frecuencia, mientras que los elementos menos importantes, como boletines informativos y promociones, se mueven a la pestaña Otros.
La mejor parte es lo personalizable que es. Si algo importante aparece en la pestaña Otros, haga clic derecho en él y seleccione Mover > Mover a la bandeja de entrada enfocada. Outlook recordará esta elección y ordenará mensajes similares correctamente en el futuro. Si aparece algo sin importancia en la pestaña Enfocados, haga clic derecho en él y seleccione Mover > Mover a otra bandeja de entrada.
Para habilitar la bandeja de entrada enfocada en la aplicación de escritorio, vaya a la pestaña «Ver», haga clic en «Ver configuración» y seleccione «Ordenar mensajes en enfocados y otros». Luego, haga clic en «Guardar».
Crea carpetas y usa reglas para filtrar correos electrónicos
Si todos los correos electrónicos llegan directamente a su bandeja de entrada principal, es imposible mantener todo organizado. Por eso sugiero crear carpetas separadas para diferentes tipos de mensajes. Y no te preocupes, no tienes que mover nada manualmente. Outlook puede encargarse de la clasificación con reglas que enrutan automáticamente los correos electrónicos a sus carpetas adecuadas.
Una vez que todo llega al lugar correcto, tu bandeja de entrada deja de parecer caótica. Por ejemplo, envío todos los boletines a una carpeta «Leer más tarde», me aseguro de que el spam nunca llegue a mi bandeja de entrada y clasifico los correos electrónicos por palabras clave, líneas de asunto o destinatarios. Para configurar su propia regla, haga clic derecho en un correo electrónico, vaya a Reglas > Crear regla y Outlook puede completar automáticamente algunos criterios de regla.
Toque «Más opciones» para ajustar aún más la regla. Si Outlook alguna vez comienza a filtrar correos electrónicos importantes por error, revise sus filtros y ajústelos.
Si las reglas de filtrado detalladas le parecen demasiado trabajo, la función Barrido de Outlook es una forma sencilla y sencilla de mantener organizada su bandeja de entrada. Le permite administrar rápidamente correos electrónicos de un remitente específico. Puede mover automáticamente todos sus mensajes a una carpeta de su elección, enviar allí también correos electrónicos futuros, conservar solo los más nuevos o mover cualquier archivo que tenga más de 10 días.
Esa carpeta puede ser cualquier cosa que se ajuste a su flujo de trabajo: mensajes importantes, chats personales, correos electrónicos comerciales o incluso Elementos eliminados. Es una forma sencilla y sin intervención de evitar que se acumule su bandeja de entrada y siempre sabrá exactamente a dónde van esos mensajes. Para usarlo, seleccione un correo electrónico, haga clic en tres puntos horizontales, seleccione «Barrer», elija su acción preferida, seleccione una carpeta y haga clic en «Aceptar».
Elimine los hilos ruidosos con la función Ignorar
Si ha trabajado en un entorno corporativo, sabe exactamente cómo se siente el «Responder a todos los Apocalipsis». Una mañana, inicias sesión y de repente aparece un correo electrónico de hace una semana en la parte superior de tu bandeja de entrada, solo porque alguien respondió con una sola palabra como «¡Genial!». Si las conversaciones siguen resurgiendo, es una señal de que el desorden necesita atención.
Afortunadamente, Outlook tiene una gran herramienta para esto: Ignorar conversación. Envía automáticamente todos los mensajes de ese hilo (pasados y futuros) directamente a Elementos eliminados. Para usarlo, abra el correo electrónico encadenado, haga clic en la flecha al lado del ícono de la papelera (Eliminar) y seleccione «Ignorar». Confírmalo y boom: estás libre de ese hilo ruidoso.
¿Y si alguna vez cambias de opinión? Ningún problema. Simplemente dirígete a la carpeta «Elementos eliminados», vuelve a abrir el correo electrónico, abre el mismo menú desplegable y selecciona «Dejar de ignorar» para recuperarlo.
Tenga en cuenta que si Outlook está configurado para vaciar automáticamente la carpeta Elementos eliminados después de una cierta cantidad de días, es posible que este correo electrónico se elimine permanentemente y no haya forma de recuperarlo.
Ajusta la densidad de tu bandeja de entrada
La mayoría de las personas se concentran en administrar los correos electrónicos para limpiar su bandeja de entrada, pero el verdadero problema muchas veces no es el número de mensajes, sino el diseño. Cuando su bandeja de entrada está demasiado espaciada, consume espacio en la pantalla y dificulta el escaneo, especialmente en pantallas más pequeñas. Outlook soluciona este problema permitiéndole ajustar la densidad de su bandeja de entrada, que controla la densidad de los mensajes.
Puede elegir entre tres opciones: Espacioso, Acogedor y Compacto. Roomy es el diseño predeterminado, que le brinda mucho espacio entre mensajes y texto un poco más grande. Cambiar a Compacto aprieta todo y reduce el tamaño de fuente para que puedas ver más correos electrónicos a la vez. Esa visibilidad adicional hace que sea más fácil hojear, clasificar y limpiar cosas mucho más rápido.
Lo acogedor está justo en el medio, ni demasiado espaciado ni demasiado empaquetado. Para ajustar la densidad de su bandeja de entrada, vaya a la pestaña «Ver», abra el menú desplegable «Densidad» y seleccione el diseño que mejor se adapte a sus necesidades.
Una bandeja de entrada desordenada no se debe al volumen de correos electrónicos: es una señal de que Outlook no se adapta a su forma de trabajar. Con los consejos anteriores, finalmente podrás mantener las cosas bajo control. Para evitar que el desorden vuelva a aparecer, acostúmbrese a archivar mensajes antiguos, bloquear a los remitentes de spam persistentes y realizar limpiezas periódicas y rápidas en lugar de esperar meses.