10 trucos que todo usuario de Gmail debería conocer

He usado mi cuenta principal de Gmail durante unos 20 años y estoy muy orgulloso de cómo la he mantenido. Mi bandeja de entrada no está repleta de correos electrónicos no leídos, mi almacenamiento nunca ha estado lleno y he configurado cientos de filtros para enviar correos electrónicos inútiles directamente a la papelera. No utilizo ninguna herramienta de terceros para controlar ese caos y estoy aquí para compartir todos los trucos que he configurado para mantener mi bandeja de entrada de Gmail bajo control.

Administre las suscripciones de correo electrónico para controlar el caos de su bandeja de entrada

Deberías empezar a limpiar tu bandeja de entrada mirando todas tus suscripciones a boletines por correo electrónico. En el pasado, he sido culpable de suscribirme a demasiados boletines y de saturar mi bandeja de entrada. Lo que comenzó como una excelente manera de leer cosas interesantes terminó como otra tarea más que no puedo seguir. En algún momento, tendrás que dejar ir esos boletines no leídos. Puedes empezar dándote de baja manualmente de los boletines que no vas a leer. Alternativamente, puede mover estas suscripciones a una dirección de correo electrónico diferente, de modo que pueda conservar una bandeja de entrada solo para leer.

También puede intentar utilizar aplicaciones de lectura posterior para recibir y leer sus boletines. Estoy usando Readwise Reader estos días y me ha permitido leer mucho más que cuando estos correos electrónicos terminaban en mi bandeja de entrada. Si su problema es que está suscrito a demasiados correos electrónicos promocionales que son básicamente basura, también puede considerar utilizar las herramientas integradas de Gmail para cancelar la suscripción a las listas de correo promocionales.

Usa tantos filtros como puedas

Crédito: Pranay Parab

Gmail tiene potentes filtros que pueden eliminar automáticamente los correos electrónicos no deseados. Sí, puede seleccionar varios correos electrónicos y hacer clic en el botón Informar como spam para deshacerse de ellos. Esto convierte esos correos electrónicos en spam, pero a veces he visto correos electrónicos recurrentes del mismo remitente que aún llegan a mi bandeja de entrada, incluso después de hacer esto. Así que comencé a usar los filtros de Gmail para desterrar a los spammers recurrentes a la papelera. Puede hacer esto seleccionando un montón de correos electrónicos no deseados de diferentes remitentes de los que ya no desea recibir noticias y luego haciendo clic en el botón de tres puntos en la vista web de Gmail. Luego, elige Filtrar mensajes como estosy Gmail completará automáticamente la lista de filtros con todos esos remitentes. Seleccionar Buscary en la siguiente ventana emergente, verifique eliminarloy Aplicar también filtro a conversaciones coincidentes. Finalmente, seleccione Crear filtro.

Esto moverá automáticamente todos los correos electrónicos de esos remitentes a la papelera y evitará que más correos electrónicos terminen en su bandeja de entrada.

Los filtros de búsqueda son tu mejor amigo

Cuando su bandeja de entrada ya esté llena, o cerca de ella, debe probar algunos filtros de búsqueda para detectar los correos electrónicos que ocupan la cantidad máxima de espacio en su bandeja de entrada. El más útil es el filtro «Tamaño». Por ejemplo, en la barra de búsqueda de Gmail, puedes escribir Tamaño:20my los resultados se centrarán en los correos electrónicos de más de 20 MB de tamaño. Reemplace el número con 15, 10 o cualquier otro número y le mostrará los correos electrónicos que superen ese tamaño. Puede hacer una copia de seguridad de estos correos electrónicos si contienen algo útil y, si no, puede continuar y eliminarlos todos.

Utilice la búsqueda avanzada para encontrar correo no deseado

Me avergüenza bastante admitir que cuando era más joven, enviaba demasiados hacia adelante a todos mis amigos y familiares. Mi bandeja de entrada todavía tiene reenvíos de esa época, algunos de los cuales también envié a más de 50 personas de una sola vez. Puede que haya sido responsable de mucho correo basura, pero nunca es demasiado tarde para expiar tus pecados. Si haces clic en el ícono de tres líneas a la derecha de la barra de búsqueda en Gmail, verás las opciones de búsqueda avanzada del servicio. Puede usar esas opciones para buscar correos electrónicos de rangos de fechas específicos y deshacerse del desorden antiguo que ya no es útil (es decir, una vez que haya terminado de avergonzarse). Alternativamente, puede utilizar un filtro de búsqueda para encontrar esos correos electrónicos. Prueba algo como después: 1/1/2006 antes: 2/1/2007 para localizar todos sus correos electrónicos enviados en 2006.

Usar herramientas de búsqueda avanzada es más fácil que los filtros, porque no requiere que recuerdes varios operadores de búsqueda. También hace que más herramientas de búsqueda sean accesibles, lo que la convierte en una excelente manera de eliminar correos electrónicos antiguos de su bandeja de entrada. Si tan solo pudiera eliminarlos también de las bandejas de entrada de otras personas.

Atacar correos electrónicos inútiles en la fuente

Crédito: Pranay Parab

En cierto punto, resulta agotador seguir agregando filtros a Gmail para mantener alejados los correos electrónicos inútiles. Recomiendo encarecidamente consultar los menús de configuración de varios sitios web para detener el spam en su origen. Los sitios de redes sociales como Facebook, Instagram y LinkedIn son algunos de los remitentes de correos electrónicos más populares que nadie solicitó. Si revisa sus páginas de preferencias de comunicación, podrá detener algunos de sus correos electrónicos antes de que lleguen a su bandeja de entrada. Me propongo desmarcar todos los correos electrónicos de cada sitio en el que me registro. Una vez que haya hecho eso, es posible que estos sitios aún encuentren una manera de enviarle más correos electrónicos, pero puede hacer clic en el botón para cancelar la suscripción (generalmente presente junto a los correos electrónicos no deseados en el Social o Promociones pestañas) para detenerlos con bastante facilidad, o simplemente use los filtros de Gmail para bloquear esos correos electrónicos y evitar que lleguen a sus ojos.

Enséñale a Gmail cuáles de tus correos electrónicos son importantes

Puedes hacer que Gmail te ayude a eliminar los correos electrónicos no deseados de tu bandeja de entrada. Al lado de cada correo electrónico en tu bandeja de entrada, verás un pequeño ícono de flecha hacia la derecha. Cuando vea un correo electrónico importante, puede hacer clic en el ícono de flecha, que se volverá amarillo. Esto marca el correo electrónico como importante y, con el tiempo, Gmail mantendrá esos correos electrónicos en su bandeja de entrada y enviará el resto a otras carpetas.

Eliminar correos electrónicos en las carpetas Spam y Papelera

Gmail es bastante bueno bloqueando automáticamente el spam, lo que significa que muchos correos electrónicos no deseados terminarán en tu Correo basura carpeta. De manera similar, si ha seguido los pasos descritos anteriormente, tendrá un montón de correos electrónicos en su Basura carpeta. Esto es útil, pero no verá ningún cambio real en su espacio de almacenamiento de Gmail hasta que borre todos esos correos electrónicos. Para hacer esto, vaya manualmente a estas carpetas, seleccione todos los correos electrónicos de los que desea deshacerse y elimínelos todos. No olvide verificar si está eliminando algún correo electrónico importante, ya que los correos electrónicos eliminados de estas carpetas no se pueden recuperar.

También asegúrese de revisar estas carpetas al menos una vez al mes, porque Google eliminará automáticamente cualquier mensaje que haya estado en ellas durante más de 30 días.

Limpia el espacio de Gmail rápidamente

Crédito: Pranay Parab

Gmail ofrece una forma sencilla e integrada de identificar qué ocupa más espacio en su bandeja de entrada. Para comenzar, visite la página de limpieza de almacenamiento y haga clic en Limpiar el espacio. Le mostrará algunas sugerencias y le ofrecerá formas sencillas de limpiar el desorden en su Gmail. Sólo tienes que seguir los pasos que aparecen en pantalla para seguir adelante.

Convierta correos electrónicos importantes en tareas

El consejo de mi colega David Nield sobre cómo convertir los correos electrónicos en tareas me ha ayudado mucho. Cuando abres un correo electrónico, puedes hacer clic en el Agregar a tareas botón en la parte superior, que lo agrega a Google Tasks y convierte ese correo electrónico en una tarea pendiente. Esto me ayuda a realizar un seguimiento de los correos electrónicos que de otro modo se perderían. De esta manera, puedo guardar fácilmente los correos electrónicos más importantes y eliminar el resto. Gran parte de la limpieza del desorden de Gmail gira en torno a la gestión activa del correo electrónico, y este consejo me ayuda a deshacerme rápidamente de los correos electrónicos inútiles en el día a día.

Intente utilizar servicios de administración de correo electrónico de terceros

Normalmente, soy reacio a recomendar servicios de terceros para gestionar el caos del correo electrónico. Esto se debe a que usarlos significa que debes darles acceso a tu bandeja de entrada a las empresas que los fabrican, lo cual es una pesadilla para la privacidad y la seguridad. Sin embargo, anteriormente usé SaneBox para ayudar a un amigo a reducir su bandeja de entrada de 50,000 mensajes no leídos a aproximadamente 10,000 en un día, y al mismo tiempo configurar formas de evitar que su bandeja de entrada se sobrecargue nuevamente. Ha sido examinado por Google y Leviathan Security Group, lo que significa que puedo recomendar con bastante confianza al menos este servicio. El sitio hermano de Lifehacker, PCMag, también le dio a Sanebox una reseña entusiasta.

Puede probar el servicio de forma gratuita mediante la prueba de 14 días. Durante ese tiempo, puede utilizar su función de limpieza profunda de correo electrónico para deshacerse rápidamente de un montón de correos electrónicos no deseados.